NOTA: Foi utilizado o Google Authenticator nos exemplos deste manual.

Com o aplicativo de autenticação instalado em seu smartphone você poderá ativar a 2FA no SEI-GDF. Para isso, na tela de login do SEI-GDF, preencha o seu usuário, a sua senha, o seu órgão e, clique em Autenticação em dois fatores localizado abaixo no botão ACESSAR.

O SEI-GDF apresentará uma tela com a seguinte mensagem: “A autenticação em 2 fatores é um recurso para adiconar maior segurança no seu acesso ao sistema, Ao ativá-la, qualquer tentativa de login em dispositivos não liberados irá requerer também um código numérico gerado por um aplicativo. Antes de prosseguir, leia as instruções aqui”. Nesta tela, leia as instruções e, em seguida, clique no botão Prosseguir.

Para finalizar o cadastro do dispositivo, informe um e-mail pessoal e clique no botão Enviar. Uma vez configurado, o recurso de 2FA será ativado, e uma senha adicional, numérica, será exigida para efetuar o login em novos dispositivos.

Em caso de dúvidas para finalizar o cadastro, é possível acessar as Instruções para configuração da 2FA na tela do qrCODE ou clique aqui para acessar as instruções.

Após selecionar a opção Iniciar Processo, o sistema apresentará a tela para seleção do Tipo de Processo.

O sistema apresentará uma tela para seleção do Tipo de Processo.

A tela Iniciar Processo irá exibir, em um primeiro momento, apenas aqueles Tipos de Processo já utilizados anteriormente dentro da Unidade (seja pelo próprio usuário ou por outro).

É possível mudar a visualização clicando no botão (Exibir todos os tipos). Dessa forma o sistema irá exibir todos os Tipos de Processo disponíveis para utilização.

Caso deseje, é possível utilizar o botão (Exibir apenas os tipos já utilizados pela unidade), e voltar à listagem dos tipos já escolhidos previamente.

Abaixo da frase Escolha o Tipo de Processo: tem um campo para pesquisa. Conforme o usuário vai digitando uma palavra chave, por exemplo, o sistema apresenta os tipos de processos.

Após escolha do Tipo de Processo, o sistema exibe uma tela na qual são cadastradas algumas informações a respeito daquele processo. É importante preencher tais campos pois essas informações poderão ser utilizadas na pesquisa em um outro momento, o que facilita a localização do processo. Estão disponíveis os seguintes campos:

a) Protocolo: Estão disponíveis duas opções para escolha. • Automático: o sistema fará a numeração do processo; • Informado: o usuário irá preencher a numeração do processo.
b) Tipo do Processo: Aqui é exibido o Tipo de Processo selecionado na tela anterior. Caso o usuário deseje, é possível alterar, podendo também clicar no botão Voltar, que se encontra no canto direito da tela.
c) Especificação: Essa é uma caixa de texto livre, que o usuário deve utilizar para registrar de forma mais detalhada o assunto do processo. Por exemplo, se for uma Aquisição de equipamento, detalhar que equipamento é aquele que se está adquirindo; se for algo relacionado a um contrato, pode-se registrar o número do contrato etc.
d) Prioridade: permite ao usuário sinalizar se o processo deve ser tratado como prioritário;
e) Classificação por Assuntos: Nesse campo são exibidos os assuntos arquivísticos referentes ao Tipo de Processo selecionado, sendo utilizados para questões de prazo de guarda e destinação dos processos após o fim desse tempo. Observe que já existem assuntos preenchidos, sendo assim, não há necessidade de preenchimento adicional por parte dos usuários em geral.
f) Interessado: Nesse campo devem ser preenchidas as partes interessadas do processo, podendo ser pessoa física ou jurídica. Essa caixa de texto contém uma pesquisa automática, ou seja, conforme é preenchida o sistema irá exibir resultados dessa pesquisa, em tempo real. Caso a parte interessada seja localizada pela pesquisa basta selecioná-la entre os resultados e o interessado será incluído. Caso o interessado não seja localizado, preencha o campo com os dados do interessado (nome completo da pessoa física ou jurídica, sem abreviações) e pressione a tecla Enter em seu teclado. Será exibida a mensagem “Nome inexistente. Deseja incluir?”. Clique em OK.
g) Observações da unidade: Campo para registro de informações adicionais, de uso da unidade (cada unidade fará seus registros, quando necessário). Como cada unidade é responsável por realizar esse registro, somente usuários da unidade conseguirão utilizar esse campo nas pesquisas com êxito.
h) Nível de Acesso: O SEI possui três níveis de acesso possíveis para os processos. São eles: público (qualquer usuário do sistema consegue ler a documentação do processo); restrito (apenas usuários de unidades onde o processo tramitou conseguem ler os documentos); e sigiloso (somente usuários com credencial de acesso podem ler os documentos).

i) Botões Salvar e Voltar: Botões que permitem salvar, para concluir a ação e gerar o processo, ou voltar para a tela anterior, descartando as informações preenchidas.

Uma vez que os dados tenham sido registrados, deve-se clicar no botão salvar. Assim que o sistema processar as informações, a tela irá exibir o processo e suas funcionalidades, ainda que sem documentos.

Caso em algum momento seja necessário consultar essas informações, o ícone a ser utilizado será o Consultar Processo. Quando o processo está em aberto na unidade do usuário, a funcionalidade ainda permite alterações nesse registro, e a descrição do ícone muda para Consultar/Alterar Processo. Todos os campos podem ser modificados, com exceção do número do processo e da data de autuação.

Observe que o primeiro Tipo de Documento exibido na listagem é o EXTERNO. Documentos externos são aqueles que não são produzidos via sistema, devendo-se cadastrar o documento e fazer o upload do arquivo referente ao documento em questão (o sistema aceito diferentes tipos de anexos). Os demais tipos de documento serão chamados de documentos internos, uma vez que são produzidos internamente, utilizando o editor de texto do SEI-GDF.

Uma vez selecionado o Tipo de Documento, uma tela de cadastro de informações também será visualizada.

a) Texto Inicial: O sistema possui dois recursos para que seu documento já seja criado com um texto previamente existente.

b) Descrição: Semelhante a Especificação. Quando cadastramos um processo, esse campo deve ser utilizado para detalhar melhor o assunto do documento.

c) Número: Alguns Tipos de Documento possuem campo para informar a sua numeração, enquanto outros possuem a numeração controlada pelo sistema. Alguns documentos não possuem numeração.

d) Nome na árvore: informar, de forma sucinta, o complemento do tipo de documento, conforme deve aparecer na árvore do processo. Campo não obrigatório;

e) Valor: Alguns documentos possuem campo específico para informação referente a valor monetário. Na Pesquisa é possível buscar por esses valores;

f) Interessados: Aqui irão aparecer os interessados já cadastrados no processo. Caso seja necessário, pode-se fazer alguma alteração para o documento. (Alguns documentos contam com um campo adicional para cadastro de Destinatários).

g) Classificação por Assuntos: Diferente dos processos, ao criar o documento ele não exibirá assuntos previamente cadastrados, porém como a classificação já está preenchida no processo, não será necessário efetuar um preenchimento para classificação arquivística nos documentos.

h) Observações desta unidade: Campo para registro de alguma informação adicional de interesse interno da unidade.

i) Nível de Acesso: Esse campo deve ser preenchido documento a documento pois em muitas vezes é no teor dos documentos em específico que estará a informação mais sensível, que necessitará de restrição quanto ao acesso. Os Níveis de Acesso disponíveis são os mesmos do processo, ou seja, se o processo permitir os níveis Público, Restrito e/ou Sigiloso, o mesmo irá valer para os seus documentos.

Após o preenchimento dos dodas, clicar no botão Salvar.

ATENÇÃO: Ao incluir um documento com nível de acesso restrito, um processo que antes era público passa a ser tratado como restrito. Essa regra vale para o processo e todos os seus documentos. Ou seja, o conjunto documental será tratado sempre com base naquele que tiver a maior restrição de acesso (público -> restrito -> sigiloso).

Editor de Textos do SEI
O editor de textos do SEI é semelhante a outros editores de texto, porém possui uma série de recursos que devem ser entendidos para uma melhor experiência do usuário na produção textual.

Recursos do Editor de Textos
	Inserir Link para Processo ou Documento do SEI! Esse recurso permite que, no texto do documento produzido, seja criado um link, que levará o usuário que clicar nele, para o processo ou documento mencionado. É muito utilizado quando é necessário fazer uma menção ou referência a outro processo ou a um documento. Caso haja restrição de acesso ao processo ou documento o link não funcionará se a unidade não teve o processo tramitado para ela. Para utilizá-lo, é necessário copiar ou anotar o número do documento, clicar no ícone, preencher o campo com o número do processo ou documento e clicar em salvar. Outra forma que o sistema tem para fazer links é clicar sobre o ícone do processo ou documento na árvore, e selecionar as opções sinalizadas com a letra E → Copiar Link Editor. Dessa forma é possível colar a informação diretamente no texto durante a edição e o link será gerado automaticamente.
	Inserir um Link Recurso utilizado para fazer links direcionando para portais e demais endereços eletrônicos. Para utilizá-lo, você deve copiar o link do portal ou endereço de internet que deseja utilizar.
	Tabela Permite a criação de tabelas, a partir da informação da quantidade de linhas e colunas, além de opções referentes a alinhamento, largura da tabela, etc.  DICA: A largura pode ser informada em percentual (%). Se assim for feita, a largura se ajustará automaticamente à tela, de acordo com o valor informado. Uma vez criada, pode-se clicar sobre a tabela com o botão direito e ter acesso a mais opções, referentes a linhas, colunas e células.
	Colar Esse recurso abre uma nova janela, na qual pode-se colar um texto copiado de arquivo Word ou outro programa do pacote Microsoft Office. Figura 31: Caixa de texto utilizada para colar textos do Word
	Colar como texto sem formatação Semelhante à opção acima, porém a formatação do arquivo original não será considerada. Em algumas situações pode ser mais proveitoso, principalmente caso o usuário esteja experimentando problemas na formatação na operação acima.
	AutoTexto Permite que o usuário recupere um texto disponível no recurso Texto Padrão.
	Estilos de Formatação É o recurso que nos permite definir, ao mesmo tempo, tipo de fonte, tamanho de fonte, alinhamento e espaçamento. Para utilização deve ser selecionado o estilo antes da digitação, ou selecionar o texto digitado e aplicar o estilo para aquele trecho do texto. Existem diferentes estilos de formatação, que foram produzidos para atender às regras estabelecidas no Manual de Comunicação Oficial para cada documento, e também para especificidades que alguns documentos tenham. Além de fonte, alinhamento e espaçamento, existem estilos para numeração automática de parágrafos, alíneas, incisos…
	Imagem Permite a inserção de imagens no texto. Após a imagem selecionada ser exibida no documento, pode-se clicar sobre ela com o botão direito para ter acesso a opção de ajuste no tamanho da imagem.

Edição de Documentos
Uma vez que o documento seja inserido em um processo, ele poderá ser editado quantas vezes for necessário, desde que não seja assinado. Para editar o conteúdo, basta que o usuário selecione o documento a ser editado e utilize o botão

Editar Conteúdo.
– Somente usuários da unidade onde o documento foi criado poderão editar o seu conteúdo, com exceção daqueles documentos em Bloco de Assinatura, desde que não assinados.
– Quando o documento está em bloco de assinatura disponibilizado para outra unidade, não será possível a unidade geradora fazer a edição, devendo ser cancelada a disponibilização para poder editar o documento.
– Para editar o conteúdo, o processo deve estar aberto na unidade.
– Não será possível editar documentos já assinados (caneta preta, ver item Assinatura).
– O conteúdo daquele documento só será visualizado por outras unidades se o documento for assinado, mesmo que o processo seja tramitado ou esteja aberto em diferentes unidades. Existem ainda as opções Bloco de Reunião e Bloco de Assinatura, ambas permitindo a visualização de conteúdo antes da assinatura do documento.

ASSINATURA
A assinatura é o ato que dá validade ao documento. Antes da assinatura o documento é considerado como “minuta”, sendo assim é possível, antes da assinatura, editar o documento quantas vezes for necessário. Após a assinatura já não será mais possível editar, porém caso o documento não tenha sido visualizado fora da unidade (por tramitação, pesquisa que leve ao acesso do documento, envio via e-mail, ciência feita no documento, verificação de autenticidade da assinatura) ainda será possível derrubar a assinatura e então editar o documento. Essa situação é indicada pela caneta na cor amarela , exibida ao lado do documento assinado, na árvore do processo.

Figura 32: Mostra uma caneta amarela ao lado do documento, na árvore de documentos de um processo

Uma vez que a caneta seja exibida na cor preta , já não será possível derrubar a assinatura.

Para assinar o documento, selecione-o na árvore do processo e utilize a ação Assinar Documento.

Figura 33: Tela de assinatura de documento, mostrando os dados do assinante, opção de seleção de Cargo/Função e Assinatura mediante senha ou certificado digital

São exibidos os dados referentes ao assinante. Deve-se conferir esses dados e selecionar no campo Cargo / Função qual será o cargo ou função exibida na assinatura. Nesse campo serão exibidos os cargos e funções disponíveis para a Unidade na qual o usuário está efetuando a assinatura. Sendo assim, caso seu cargo ou função não seja encontrado nesse campo, deve-se solicitar a inclusão da assinatura na unidade. Uma vez que seja selecionado o cargo/função para a assinatura, o usuário deve digitar a sua senha de acesso ao SEI para efetuar a assinatura.

Outra possibilidade é a de assinatura utilizando certificado digital. Para tanto, ao invés de informar a senha o usuário deverá clicar em Certificado Digital, como visto na figura acima.

Figura 34: Exemplo de Tarja de Assinatura

A figura acima é um exemplo de assinatura eletrônica feita em documento do SEI-GDF. Ela exibe o nome e matrícula do assinante (conforme cadastro realizado no sistema SIP); o Cargo/Função escolhido pelo usuário no momento da assinatura; data e hora da efetivação da assinatura; e por fim o Decreto nº 36.756 de 2015, que institui o SEI-GDF como sistema oficial de produção e trâmite de documentos no Governo do Distrito Federal.

Figura 35– Descrição do nome da unidade
Figura 36- Opções de cópia de dados da unidade geradora do documento

Ao clicar na informação da Sigla da Unidade responsável pela criação do documento, o sistema apresenta opções para copiar a sigla e/ou o nome da Unidade.

Incluir Documento em Processos
Permite incluir um mesmo tipo de documento interno em mais de um processo ao mesmo tempo. Na tela Controle de Processos, selecionar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo que deseja incluir o documento, e clicar no ícone Incluir Documento, disponível no Menu Superior da tela de Controle de Processos;

Figura 37– Incluir documento em lote

Agora, selecione o Tipo de documento, escolha, no campo Texto Inicial, o Documento Modelo ou o Texto Padrão que será utilizado, escolha o Nível de Acesso adequado, selecione o Bloco de Assinatura ou clique em Novo para criar um Bloco de Assinatura, e para executar a ação clique em Gerar.

Figura 38 – Incluir documento em lote: preenchimento

Caso tenha optado por já inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar todas as outras funcionalidades disponibilizadas nessa tela.

No processo, escolhendo a opção Incluir Documento, selecione como Tipo de Documento a opção Externo (a opção sempre aparecerá em primeiro lugar na listagem, os demais estão em ordem alfabética). Figura 40: Tela de cadastro de documento externo, contendo alguns campos adicionais, não encontrados no cadastro de documentos internos

O cadastro de documentos externos é um pouco diferente, e contém alguns campos adicionais:

a) Tipo de documento: na tela de escolher o tipo de documento a única informação fornecida é a de que se trata de documento externo. Sendo assim, devemos detalhar que tipo de documento é aquele que, de fato, que estamos inserindo.

b) Data do Documento: devemos inserir a data registrada no documento. Caso o documento não possua data, deve-se colocar a data do dia em que o documento externo foi inserido no processo SEI.

c) Número: Caso o documento a ser inserido possua sua própria numeração esse campo deve ser preenchido. A numeração será exibida na Árvore do Processo (sequência de documentos do processo);

d) Nome na Árvore: informar, de forma sucinta, o complemento do tipo de documento conforme deva aparecer na Árvore do Processo. Campo não obrigatório;

e) Formato: são duas as possibilidades para o usuário marcar: • Nato-digital: o documento foi produzido já em formato digital, ou foi recebido dessa forma pela unidade que está inserindo o documento no SEI. • Digitalizado nesta Unidade: essa opção deverá ser marcada se o próprio usuário ou algum colega de Unidade recebeu o documento em papel, tendo sido digitalizado na unidade para entrar em algum processo como documento externo. Quando marcada, essa opção irá exibir uma opção adicional, chamada Tipo de Conferência:

Figura 41: Tipos de conferência

Cabe ao usuário avaliar o documento em papel e informar se trata de cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada por cartório, cópia simples ou documento original. Ao selecionar o formato “Digitalizado”, será necessário informar se o documento físico será encaminhado para o arquivamento:

Figura 42: Tipos de conferência

Caso a caixa “Para arquivamento” seja marcada, o documento em papel deverá ser arquivado na unidade que efetuou o recebimento e digitalização do documento, até que se cumpra seu prazo de guarda em fase corrente e, posteriormente transferi-lo ao Arquivo do órgão, seguindo as orientações da unidade responsável.

ATENÇÃO: Quando um documento é inserido com o formato “Digitalizado nesta Unidade”, será possível fazer autenticação daquele documento no sistema. O procedimento é o mesmo realizado para assinatura de documentos, bastando clicar no ícone e digitar a senha.

f) Remetente: deve ser preenchido caso seja possível identificar o remetente do documento.

g) Interessados: deve ser preenchido conforme já mencionado anteriormente.

h) Classificação por Assuntos: já foi preenchido na escolha do Tipo de Processo, não é necessário o preenchimento ao cadastrar documentos.

i) Observações desta Unidade: se a unidade tem alguma informação adicional, pode utilizar esse campo para seu registro.

j) Nível de acesso: como mencionado anteriormente, seguem os níveis de acesso habilitados para o Processo. Documentos devem ser classificados quanto ao Nível de acesso obrigatoriamente. Observe se o documento possui alguma informação cuja publicidade possa acarretar prejuízo e o classifique conforme as hipóteses legais de sigilo ou restrição, se for o caso.

k) Anexar Arquivo: nessa opção o usuário deve escolher o local em que o arquivo foi salvo e selecioná-lo para realizar o upload do arquivo, e disponibilizá-lo como documento do SEI.

l) Salvar ou Voltar: para confirmar ou retornar as alterações feitas.

Para disponibilizar um documento para assinatura externa, selecione o documento que deverá ser assinado pela pessoa, clique no ícone Gerenciar liberações para Assinatura Externa.

Figura 43 – Tela do Documento – Ícone Gerenciar Liberação de Assinatura Externa

Nesta tela deverão ser preenchidas informações para liberar o documento para assinatura do usuário externo.

No campo “E-mail da Unidade”, selecione o E-mail da sua Unidade, este será o e-mail remetente. Este e-mail é incluído pela Unidade Setorial de Gestão do SEI no órgão.
No campo “Liberar Assinatura Externa para:” informe o nome ou o e-mail da pessoa que irá assinar o documento.

Figura 45 – Tela Selecionar Protocolos para Acesso Externo

Selecione o checkbox dos documentos que a pessoa poderá visualizar, clique em “transportar item e fechar”.

Caso o interessado não possa acessar nenhum documento, ao prencher os campos “e-mail da unidade” e “liberar assinatura para”, após preencher os campos validade (dias) e senha basta clicar em “liberar”.

Figura 46- Tela Validade (dias)

É possível permitir que um usuário externo inclua documentos externos no processo, marcando a opção Permitir inclusão de documentos.

Figura 47- Tela Permissão de Inclusão de Documentos (usuário externo)

Para escolher os tipos de documentos que serão permitidos, utilize o ícone “Selecionar Tipos de Documentos” e depois clique no ícone “Transportar este item e fechar” ao lado do tipo de documento a ser liberado:

Figura 48- Tela Selecionar Documentos (usuário externo)

O usuário externo receberá em seu correio eletrônico um e-mail informando sobre a liberação do documento para sua assinatura.

Condicionantes
Para o Envio Externo do processo devem ser observadas as condicionantes abaixo:
Funcionalidade disponível apenas a Unidades configuradas e Usuários com a permissão de Envio Externo (*);
Permite o envio apenas de processos públicos e restritos. Não é permitido o envio externo de processo sigiloso;
O processo não pode conter documentos sem assinatura;
O processo deve estar aberto somente na unidade que realizará o envio;
O processo NÃO pode conter Retorno Programado ( );
O campo Especificação do cadastro do processo deve estar preenchido;
O campo Interessado(s) do cadastro do processo deve estar preenchido;
O usuário deve desbloquear as pop-ups do SEI-GDF em seu navegador.

(*) A permissão para a funcionalidade Envio Externo de Processo será concedida por solicitação oficial do órgão à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Para enviar um processo externamente o Usuário com permissão de Envio Externo de Processo deverá:
1) Clicar no número do processo que será enviado externamente;
2) Verificar se o processo está aberto somente na sua unidade;
3) Verificar se o processo possui Retorno Programado para outra unidade;
4) Verificar se todos os documentos produzidos estão assinados;
5) Clicar no ícone Consultar/Alterar Processo ( );
6) Verificar o nível de acesso do processo e dos documentos;
7) Conferir se o preenchimento dos campos Especificação e Interessados foi realizado, e caso necessário preencher ou complementar as informações;
8) Clicar no ícone Envio Externo de Processo ( ) na tela do processo;
9) Na tela Envio Externo de Processo, clicar no campo Repositório de Estruturas Organizacionais e selecionar a esfera ou instância de governo de DESTINO;

IMPORTANTE: Tramites entre órgãos do GDF são realizados pelo SEI-GDF, através da funcionalidade Enviar Processo. NUNCA utilize a funcionalidade Enviar Processo Externo

10) No campo “Unidade”, digitar parte da descrição ou sigla do órgão de destino e clicar no botão Pesquisar. Selecionar o Órgão/Unidade Destino; e
11) Clicar no botão Enviar;
12) Acompanhar o progresso do envio no Pop-up “Envio externo do processo …”;
13) Aguardar a conclusão do envio.

Links de referência a documentos SEI
Os links SEI-GDF que fazem referência aos documentos e processos quando tramitados externamente não funcionarão no sistema receptor do processo. Portanto, os processos referenciados precisarão ser disponibilizados (por exemplo, via Disponibilização de Acesso Externo) ou tramitados externamente. E os links que estiverem referenciando documentos do próprio processo ou de outros, devem ser referenciados no Ofício de encaminhamento com a criação de uma tabela com os números SEI-GDF contendo o verificador e o código CRC de cada documento.

Essas informações ficam localizadas abaixo da tarja de assinatura do documento, ao lado do código QR code. (figura abaixo).

Para saber+, acesse Portal SEI-GDF, no menu Tramita.Gov.Br .

No Menu do Sistema, selecione “retorno programado”:

Figura 81 – Menu do Sistema – Retorno Programado

Ao clicar em “Retorno Programado” aparecerá um calendário.
Selecione “Ver todo o mês” para ver todos os processos com retorno programado no mês.

Figura 82 – Tela Retorno Programado – Calendário

Quando algumas datas do calendário aparecem coloridas indica que tem processo com Retorno Programado.

Datas amarelas indicam que há retorno programado dentro de prazo, seja para devolução para a unidade seja de envio pela unidade.

Figura 83 – Tela Retorno Programado – Calendário de Retorno Programado indicando processos dentro do prazo

Figura 84 – Tela Retorno Programado – Calendário de Retorno Programado indicando processos fora do prazo

Na tela de retorno programado podem ter duas listas de processos: a.“Processos aguardando retorno de outras unidades” e b. “Processos para devolver”.

a.1 Tabela “Processos aguardando retorno de outras unidades”
Nesta tabela serão listados os processos enviados pela unidade com Retorno Programado.

Figura 85 – Tela Retorno Programado / Tabela Processos aguardando retorno de outras unidades

A tabela tem os seguintes campos:

Figura 86 – Tela Retorno Programado / Tabela Processos aguardando retorno de outras unidades

a) Processo – onde são listados os processos que foram enviados com Retorno Programado;
Quando um processo é enviado simultaneamente para mais de uma unidade, com retorno programado, seu número aparecerá repetido de acordo com a quantidade de unidade para a qual ele foi enviado. Por exemplo, se um processo foi enviado ao mesmo tempo para cinco unidades, seu número irá aparecer cinco vezes tabela;
b) Unidade – lista unidade para onde foi enviado o processo, ou seja, unidade destinatária
c) Data Programada – data em que o processo deve retornar ao remetente;
d) Data de Retorno Efetiva – data em que o processo foi devolvido. Neste campo, quando o processo for devolvido para unidade, irá aparecer a data e a hora do retorno;
e) Prazo Restante (dias) – informa quantos dias restam para que o processo seja devolvido. Quando um processo está em atraso, a quantidade de dias será negativo, indicando o atraso;
f) Ações – é possível alterar ou excluir o retorno programado:
 Clicar no ícone “Alterar Retorno Programado” ( ) para alterar a data de retorno (estender o prazo). Ao clicar abrirá uma janela para informar a data, caso prefira, poderá clicar no calendário para selecionar uma data específica.

Figura 87 – Tela Retorno programado / Tabela Processos aguardando retorno de outras unidades –
Ações: Alterar Retorno Programado

Clicar no ícone “Excluir retorno” ( ) e o sistema abrirá uma caixa de diálogo para confirmar a exclusão do retorno

Figura 88 – Tela Retorno programado / Tabela Processos aguardando retorno de outras unidades – Ações: Excluir Retorno

b. Tabela “Processos para devolver”
Nesta tabela serão listados os processos recebidos pela unidade com retorno programado:

A tabela “Processos para devolver” tem os seguintes campos:

Figura 89- Tela Retorno Programado / Tabela Processos para devolver

• Processo – lista dos processos recebidos com Retorno Programado;
• Unidade – lista a unidade que enviou o processo com retorno programado;
• Data Programada – informa quando o processo deverá ser retornado ao remetente;
• Data de Retorno Efetivada – informa o dia e hora em que o processo retornou ao remetente;
• Prazo Restante (dias) – informa quantos dias restam para um processo ser devolvido ou os dias em atraso. Processos dentro do prazo aparecerão com o número positivo, já os com atraso aparecerão com o número negativado e a linha referente a ele destacada com a cor vermelha.

Figura 90 – Tela Retorno Programado / Tabela Processos para devolver – Coluna Prazo Restante (dias) – dias em atraso

A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:
• Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
• Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo também atribuir seu próprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso possibilita o controle de prazos “em cascata”.

Um documento pode ser assinado por diversas pessoas de várias unidades ou órgãos que utilizam o SEI-GDF. Essa funcionalidade traz bastante praticidade para o nosso dia-a-dia.

Para incluir um documento em Bloco de Assinatura, antes, é preciso criar o bloco.

Podemos criar um bloco de duas formas: 4.2. A partir do Menu do sistema / Blocos de Assinatura e 4.3 A partir da tela “Incluir em Bloco de Assinatura – Novo”

4.2. Menu do Sistema / Blocos de Assinatura

Agora vamos criar um Bloco de Assinatura a partir do Menu do Sistema.
No Menu, clique em “Blocos de Assinatura”:

Figura 91 – Tela Menu do Sistema – Blocos de Assinatura

O sistema abrirá a tela “Blocos de Assinatura”.
Caso a unidade ainda não tenha criado algum Bloco de Assinatura a tela aparecerá “limpa”:

Figura 92 – Tela Blocos de Assinatura sem blocos

Uma unidade que já tenha criado ou recebido blocos de assinatura terá a seguinte tela, por exemplo:

Figura 93 – Tela Blocos de Assinatura com blocos de assinatura

Para criar um Bloco de Assinatura clique em “Novo”.

Figura 94 – Tela Blocos de Assinatura

Será aberta uma nova tela para criação do Novo Bloco de Assinatura. Esta tela deverá ser preenchida com a informações sobre o novo bloco como descrição, grupo e unidades para disponibilização.

Figura 95 – Tela Novo Bloco de Assinatura

• Descrição: no campo descrição, informar o objetivo do bloco de assinatura:

Figura 96 – Tela Novo Bloco de Assinatura – Campo Descrição

• Grupo: para selecionar um Grupo de Bloco de Assinatura, caso exista;
• Órgão: selecionar o órgão da unidade que receberá o bloco de assinatura:
• Unidades para disponibilização: informar a(s) unidade(s) que irá(ão) receber o(s) documento(s) para assinatura, digitar a(s) sigla(s) da unidade que irá(ão) e selecione na lista:

Figura 97 – Tela Novo Bloco de Assinatura – Campo Unidades para Disponibilização

• Salvar: com todas as informações do bloco preenchidas, clicar em salvar:

Figura 98 – Tela Novo Bloco de Assinatura – Ícone Salvar

Ao criar o Bloco de Assinatura, o sistema exibirá uma tabela listando os blocos da unidade:

Figura 99 – Tela Blocos de Assinatura recém criado

A tabela do bloco apresenta os seguintes campos:

Figura 100 – Tela Blocos de Assinatura – Destaque para as colunas:
Número, Estado, Geradora, Disponibilização, Descrição e Ações possíveis

• Número – número do bloco de assinatura. Quando o bloco ainda está aberto, ou seja, na unidade, esse número fica verde, quando o bloco está disponibilizado fica vermelho. Ao clicar no número do bloco é possível ver o conteúdo dele, caso tenha documentos;
• Sinalizações: são filtros para pesquisa (prioritários, revisados e comentários);
• Atribuição: possibilita atribuir a alguém da unidade
• Estado: informa se o bloco está aberto (na unidade) ou disponibilizado (entregue ao destinatário);
• Geradora: informa a sigla da unidade que gerou o bloco de assinatura;
• Disponibilização: informa a(s) unidade(s) que receberá(ão) o bloco de assinatura;
• Grupo: informa um grupo de bloco de assinatura, caso exista;
• Descrição: informa o objetivo do bloco de assinatura;
• Ações: nesta coluna estão disponíveis as seguintes ações; as opções disponíveis de ícones irão variar de acordo com o estado em que estiver o bloco (gerado, recebido, retornado ou disponibilizado):
AÇÃO DESCRIÇÃO
Assinar: Assinar documentos.
Atribuir bloco: atribui bloco para alguém do setor.
Processos/documentos do bloco: consulta os processos pertencentes ao bloco.
Disponibilizar bloco: disponibiliza o bloco de assinatura.
Cancelar disponibilização: possibilita o cancelamento da disponibilização do Bloco para outra unidade
Devolver bloco: permite a devolução do bloco pela unidade que o recebeu.
Alterar bloco: altera dados-descrição e unidade(s) de disponibilização do bloco de assinatura.
Concluir bloco: conclui o bloco de assinatura, desde que não tenha processos.

Reabrir bloco: ao localizar um bloco concluído é possível fazer sua reabertura e utilizá-lo novamente.
Excluir bloco: exclui o bloco. Ao contrário da ação Concluir bloco, não é possível sua reutilização após a exclusão.

Na lista dos blocos, a coluna Sinalizações traz as seguintes opções:

Figura 101– Sinalizações e estado do bloco

AÇÃO DESCRIÇÃO
Prioritário: ao clicar nesse ícone, ele passará a ser apresentado na cor vermelha e ao passar o cursor sobre ele, aparecerá o usuário que inseriu a sinalização, bem como a data e a hora da ação.
Revisado: ao clicar nesse ícone, ele passará a ser apresentado na cor azul , e ao passar o cursor sobre ele, aparecerá o usuário que informou a conclusão da revisão, bem como a data e a hora da ação.
Comentário: ao clicar nesse ícone, será aberta uma janela para que seja inserido o comentário. Após salvar, o ícone passará a ser apresentado na cor laranja , e ao passar o cursor sobre ele, será possível visualizar o comentário efetuado no Bloco, bem como o usuário que o incluiu, e a data e hora da ação.

Para incluir documento no Bloco de Assinatura é necessário acessar o processo em que ele se encontra e selecioná-lo:

Selecione o ícone “Incluir em Bloco de Assinatura”:

Figura 102 – Tela do Documento – Incluir em Bloco de Assinatura

O sistema abrirá a tela “Incluir em Bloco de Assinatura”, note que o documento selecionado para o bloco aparece “habilitado”:

Figura 103 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura

Nessa tela poderão ser realizadas uma das seguintes ações:
1) Incluir o documento em um Bloco de Assinatura já existente;
2) Incluir o documento em um Bloco de Assinatura já existente e, ao mesmo tempo, disponibilizá-lo
para outra unidade;
3) Criar um Bloco de Assinatura para inclusão do documento ou para inclusão do documento e disponibilização ao mesmo tempo.

A tela Incluir em Bloco de Assinatura apresenta uma tabela com as seguintes colunas/informações:
• Nº SEI – número do documento SEI-GDF;
• Documento – lista o tipo de documento;
• Data – dada do documento;
• Blocos – lista o número dos blocos em que documento está incluído.
Nota: um documento pode ser incluído em mais de um bloco de assinatura simultaneamente.
Clique em caixa de diálogo do Bloco para selecionar o Bloco de Assinatura:

Figura 104 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Selecionar Bloco

Nota: na caixa de diálogo “Bloco” todos os blocos de assinatura criados pela unidade e com estado “aberto” serão listados.

O usuário terá duas opções: incluir ou incluir e disponibilizar o documento no Bloco. Ao utilizar a opção Incluir e disponibilizar, o documento será inserido no Bloco e disponibilizado, no mesmo momento, para outra unidade.

Selecione o bloco desejado e clique em “Incluir”:

Figura 105 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Selecionar Incluir

Ao clicar em incluir o número do bloco será listado automaticamente na coluna “Blocos” indicando o número do bloco o qual está inserido:

Figura 106 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Coluna Blocos

Pronto, agora que o documento está no Bloco, precisamos acessar a funcionalidade Blocos de Assinatura e disponibilizá-lo, para isso clique em “Ir para Blocos de Assinatura”:

Figura 107 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Ir para Blocos de Assinatura

Nota: também é possível acessar a funcionalidade Blocos de Assinatura clicando no número do bloco, na coluna “Blocos”.

Você será direcionado para Blocos de Assinatura.

Observe, quando você criou o bloco, na coluna “ações” não aparecia o ícone “Assinar Documentos do Bloco” – Figura 52 – pois o bloco ainda estava vazio, agora que foi inserido um documento nele aparece a opção:

Figura 108 – Tela Blocos de Assinatura – Destaque ícone “Assinar Documentos do Bloco”

Vamos visualizar o conteúdo do Bloco?
Clique no ícone “Processos/Documentos do Bloco” ( ):
Você será direcionado para a tela “Documentos do Bloco de Assinatura” com o número do bloco consultado:

Figura 109 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura

A tabela da tela Documentos do Bloco de Assinatura apresenta os seguintes campos:
• Seq – número sequencial de documentos no bloco;
• Processo – Número do processo o qual o documento está inserido;
• Documento – número Doc-SEI-GDF;
• Tipo – tipo do documento;
• Assinatura – lista as pessoas que assinaram o documento, se o campo estiver vazio significa que o documento não está assinado;
• Anotações – campo destinado a recados, observações relativas ao documento que será assinado;

Ações:
a) Assinar documento : assina o documento
b) Anotações : funcionalidade que permite deixar recado ou observação relativos ao documento disponibilizado.
Clique no ícone “Anotações” para fazer uma. O sistema irá abrirá uma caixa de texto para que faça a sua anotação:

Figura 110 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura Anotações

Clique em “Salvar” ao concluir a anotação:

Figura 111 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura Anotações – Salvar

Após salvar a anotação ela irá aparecer na coluna “Anotações”

Figura 112 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura – Coluna Anotações

c) Retirar Processo/Documento do Bloco – embora seja representada por uma lixeira, essa funcionalidade apenas retira o documento do bloco de assinatura

Agora vamos disponibilizar o Bloco de Assinatura para a unidade destinatária?
Clique em “Disponibilizar Bloco de Assinatura” :

Figura 113 – Tela Blocos de Assinatura – ícone Disponibilizar Bloco de Assinatura

Bloco disponibilizado. Observe a tabela do bloco:

Figura 114 – Tela Blocos de Assinatura – Bloco Disponibilizado

Quando o Bloco de Assinatura está disponibilizado observa-se que:
a) Coluna Número – o número agora está vermelho, indicando que o bloco não está disponível;
b) Coluna Estado – informa que o bloco está disponibilizado;
c) Coluna Ações – ficam disponíveis apenas os ícones “Processos/Documentos do Bloco” ( ) e, agora, “Cancelar Disponibilização” ( )

É possível cancelar a disponibilização de um bloco de assinatura, caso a unidade tenha necessidade, para incluir novos documentos, para alterar a descrição, incluir mais unidades para disponibilização, etc.

Quando a disponibilização é cancelada, o bloco deixa de ser exibido na unidade do destinatário.

Dicas:
a) Podem ser incluídos no mesmo bloco documentos de vários processos.
b) Um documento pode ser incluído em vários blocos ao mesmo tempo.
c) Por questões de praticidade, pode ser criado um bloco de assinaturas para os documentos da própria unidade. Para isso, crie um bloco e apenas defina a descrição do bloco, sem unidade para disponibilização.
d) Mesmo tendo documentos em Blocos de Assinatura, é possível enviar/tramitar o processo para outras unidades, inclusive para a que recebeu o bloco.

Boas Práticas do SEI:
a) Retire do bloco documentos já assinados. Essa prática facilita a visualização do que foi ou não assinado além de evitar assinaturas de documentos indevidamente. Mantenha no bloco somente documento pendentes de assinatura;
b) Quando o bloco conter mais de um documento, faça anotações para facilitar o destinatário quanto as ações que ele deve fazer nos documentos: só assinar, editar e assinar, etc.

4.3. Assinando Documento de Bloco

Para assinar um documento recebido em bloco de assinatura, a unidade deve acessar o Menu do Sistema e selecionar Blocos de Assinatura:

Figura 115 – Tela Menu do Sistema – Blocos de Assinatura

O sistema abrirá a tela Blocos de Assinatura:

Figura 116 – Tela Blocos de Assinatura

Clicar no ícone “Processos/Documento do Bloco”( ) para verificar o conteúdo do bloco e acessar os documentos:

Figura 117 – Tela Blocos de Assinatura – Destaque ícone “Processos/Documentos do Bloco

Será exibida a tela Documentos do Bloco de Assinatura:

Figura 118 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura

Antes de assinar os documentos, vamos navegar por essa tela:
 Ao clicar no número/link do processo (Coluna processo), abre-se uma nova página que disponibilizará a visualização do documento na árvore do processo, mantendo aberta a página que contém a tabela do bloco;
 Observe que o ícone de “Editar Documento” está disponível para a unidade. Isso significa que a unidade poderá editar o documento antes de assiná-lo.

Figura 119 – Tela Visualização do Documento para assinatura na árvore no processo

 Ao clicar no Doc SEI-GDF/link do documento (Coluna Documento), abre-se uma nova página que disponibilizará a visualização do documento, mantendo aberta a página do bloco.

Figura 120 – Tela Bloco de Assinatura – Visualização do documento

Nesta tela, ao clicar no ícone “Visualizar Árvore do Processo” ( ) você será direcionado para o documento na árvore do processo;
Quando há mais de um documento no bloco de assinatura, é possível navegar pelos documentos e, a cada leitura, assinar um a um.
Caso necessite assinar documento a documento clique no ícone “Assinar documento” ( ), o sistema abrirá a tela “Assinatura de Documento”.
Para assinar todos de uma só vez, a cada documento selecionar a caixa de seleção do que será assinado e, depois, para avançar para próximo, clicar no ícone “Próximo Documento” ( ), até que todos os documentos para assinatura tenham sido selecionados.

Figura 121 – Tela Bloco de Assinatura – Selecionar para Assinatura

Após selecionar os documentos para assinatura, feche a janela, clique no “x”:

Os documentos selecionados para assinatura estarão destacados na tela “Documentos do Bloco de Assinatura”. Clique em “Assinar” para que sejam assinados:

Figura 122 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura – Assinar

O sistema abrirá a tela de “Assinatura de Documento”:

Figura 123 – Tela Assinatura de Documento

Informe sua senha ou clique em certificado digital, caso tenha um, em seguida clique em “Assinar” para concluir a assinatura dos documentos ou clique na tecla “enter” do computador.

A coluna “Assinaturas” da tabela listará a(s) assinatura(s) nos documentos:

Figura 124 – Tela Documentos do Bloco de Assinatura – Coluna Assinaturas

Agora que você assinou o(s) documento(s) que recebeu no bloco de assinatura, clique em fechar.

Pronto, agora basta devolver o bloco para a unidade remetente. Clique em “Retornar Bloco” :

Figura 125 – Tela Blocos de Assinatura -Ícone Retornar Bloco

4.4. Criar Bloco de Assinatura na tela “Incluir em Bloco de Assinatura”

Agora vamos aprender a criar um novo Bloco de Assinatura no momento de incluir o documento nele.
Clicar no documento que deverá ser assinado em outra unidade e selecione o ícone “Incluir em Bloco de Assinatura”:
Figura 126 – Tela Documento – Ícone Incluir em Bloco de Assinatura

Na tela Incluir documento em Bloco de Assinatura, clicar em “Novo”:

Figura 127 – Tela incluir em Bloco de Assinatura

Conforme aprendido anteriormente, preencher as informações do bloco e salve.

Figura 128 – Tela Novo Bloco de Assinatura

Você será redirecionado para a tela anterior, mas agora com as informações do bloco recém-criado. Observe que a caixa de seleção do documento está desmarcada e a coluna “Blocos” está vazia:

Figura 129 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Dados do novo bloco

Selecionar a caixa de seleção do documento e clicar em “incluir” para inserir o documento no novo Bloco de Assinatura:

Figura 130 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – documento selecionado para incluir no bloco
Pronto, agora o documento está no Bloco de Assinatura, conforme aprendido anteriormente, clique em “Ir para Blocos de Assinatura” ou no número do Bloco, na coluna Bloco:

Figura 131 – Tela Incluir em Bloco de Assinatura – Ir para Bloco de Assinatura

Disponibilize o bloco para assinatura ( ):

Figura 132 – Tela Blocos de Assinatura – Disponibilizar Bloco

Embora não seja possível disponibilizar um bloco de assinatura para a unidade geradora, o sistema dá a opção de assinatura antes da disponibilização do bloco (com um só clique). Esta opção pode ser útil quando houver muitos documentos para serem assinados por um mesmo usuário, por exemplo, no caso de duplicação de processos (para saber mais sobre duplicar processos, consulte: Duplicar Processo.)

O ícone “Assinar Documentos do Bloco” ( ) indica que a opção de assinatura do bloco está disponível também para usuários da unidade:

Figura 133 – Tela Blocos de Assinatura – Assinar documentos do Bloco

1. É possível imprimir as informações da tela, para isso, selecione os blocos e clique na opção imprimir:

Figura 134 – Tela Blocos de Assinatura – Imprimir

2. É possível pesquisar blocos por palavras, por meio do campo “Palavras-chave para pesquisa”. Digite um termo para a pesquisa o sistema retornará os blocos:
Exemplo: Tela com todos os registros

Figura 135 – Tela Blocos de Assinatura – exibindo todos os registros

Tela após a pesquisa com o termo “SIP”:

Figura 136 – Tela Blocos de Assinatura – resultado de pesquisa

O usuário poderá inserir Sinalizações nos blocos de Assinatura, basta clicar nos respectivos ícones na coluna sinalizações: Prioritário ( ), Revisado ( ), Comentado ( ).

Figura 137: Sinalizações Bloco

Figura 138: Sinalizações Bloco

Ao clicar no ícone Prioritário , ele passará a ser apresentado na cor vermelha e, ao posicionar o cursor sobre ele, aparecerá o usuário que inseriu a sinalização no bloco, bem como a data e a hora em que isso ocorreu.
Figura 139– Sinalização Prioritário

Ao clicar no ícone Revisado , sua cor será alterada para azul e, ao posicionar o cursor sobre ele, serão informados o dia e a hora em que os documentos do bloco foram revisados, bem como o usuário que fez a revisão.
Figura 140– Sinalização Revisado

Quanto ao ícone Comentário aparecerá na cor , e ao posicionar o cursor sobre ele, será possível visualizar o comentário efetuado no bloco, bem como o usuário que o incluiu e a data e hora da inclusão.
Figura 141– Sinalização Comentário

Por meio da caixa Sinalizações, que fica na parte superior da tela Blocos de Assinatura, há possibilidade de utilização de filtros para visualização dos blocos Prioritários, Revisados e Comentados. Assim, quando é marcada a opção Prioritários, por exemplo, todos os blocos com essa sinalização serão visualizados na tela.
As sinalizações poderão ser utilizadas também nos Blocos de Reunião e nos Blocos Internos.

Figura 142– BLOCO DE ASSINATURA
4.6 Como atribuir o bloco de assinatura a um usuário
Clique no ícone Atribuir bloco na coluna ações; ou selecione o bloco e clique no botão atribuir, que se encontra na parte superior na tela Blocos de assinatura.

Figura 143– Atribuir bloco
Na tela atribuir bloco, selecione um usuário para atribuição do bloco, clicando na seta da caixa atribuir. Depois, clique no botão salvar.

Figura 144– Atribuir bloco
Por meio do link Ver blocos atribuídos a mim, o usuário poderá visualizar na tela Blocos de assinatura apenas os blocos que lhe foram atribuídos, conforme imagem a seguir.

Figura 145Atribuir bloco
Seguindo as mesmas orientações para Atribuir bloco a um usuário, será possível alterar a atribuição do Bloco para outro usuário ou retirar a atribuição. Para o bloco ficar sem nenhuma atribuição, basta deixar a caixa atribuir em branco e clicar no botão salvar.
4.7 Como criar e utilizar um grupo para bloco de assinatura
Para criar um grupo, para inclusão de blocos de assinatura, na tela Blocos de Assinatura, clique no botão Listar grupos.

Figura 146– Bloco de assinatura: Listar grupos
Ao clicar nessa opção, aparecerão todos os grupos existentes na unidade para seleção e será possível a criação de um grupo por meio do botão novo:

Figura 147– Bloco de assinatura: novo

Na tela Novo grupo de bloco, preencha o nome do novo grupo e clique no botão salvar.

Figura 148 – Tela novo grupo de bloco

Ao ser criado um novo bloco, aparecerá na coluna ações, os seguintes comandos:
• Alterar Grupo de Bloco: permite alteração no nome do grupo;
• Desativar Grupo de Bloco: permite a desativação do grupo e, assim, nenhum bloco poderá ser inserido nele, até ser ativado novamente;
• Reativar Grupo de Bloco: permite a reativação do grupo que foi desativado para que possa ser utilizado novamente;
• Excluir Grupo de Bloco: exclui definitivamente o Grupo de Bloco. Contudo, não poderá haver nenhum bloco inserido no grupo.

Uma outra opção para incluir um bloco de assinatura em um novo grupo, é ir à tela Bloco de Assinatura, selecionar o bloco que seja incluir em Grupo e clicar no botão Alterar grupo.

Figura 149- Grupo desativado fica com a tarja rosa

Figura 150– Alterar Grupo de Bloco

Aparecerá a tela Alterar grupo de blocos. Nela, o usuário tem a opção de escolher um grupo já existente ou criar um grupo, por meio do ícone Novo Grupo de Bloco :

Figura 151– Novo grupo de bloco

Nessa mesma tela, é possível retirar um bloco de assinaturas de um grupo. Para isso, basta não selecionar nenhum dos grupos existentes e clicar no botão salvar.

Figura 152– Novo grupo de bloco

Após a inclusão do bloco no grupo, o usuário é direcionado para a tela Blocos de assinatura. Agora, nessa tela, só serão visualizados os blocos que foram incluídos no grupo escolhido.

Figura 153– Visualização blocos de assinatura
Para visualizar novamente todos os Blocos de assinatura na tela, basta clicar na caixa grupo e selecionar a opção todos.
Figura 154– Visualização todos os blocos
Ao clicar no botão Listar Grupos é possível visualizar os grupos existentes, obter informações sobre sua utilização para Blocos de Assinatura, Blocos Internos e Blocos de Reunião, além de poder alterar a descrição dos grupos, desativá-los ou excluí-los.

Figura 155 – Botão “Listar Grupos”

Figura 156 – Tela “Grupos de Blocos”

1º modo – Para incluir anotações utilizando a tela do processo, é preciso acessar o processo e selecionar o ícone correspondente a anotações.

Figura 176 – Tela do Processo – Ícone: Anotações

Figura 177 – Tela Anotações do Processo

Digitar o texto pretendido, depois salvar. A anotação ficará visível na tela Controle de Processos, na cor amarela.

Figura 178 – Tela Controle de Processos

Figura 179 – Tela Controle de Processos – Coluna Processos Gerados

2º modo – Para incluir anotações utilizando a tela Controle de Processos, é preciso clicar na caixa de seleção ao lado no número do processo. Ficará visível uma marca de seleção. E clicar no ícone anotações.

Figura 180 – Tela Controle de Processos – Ícones: Anotações e Seleção de Processos

Digitar o texto pretendido, depois salvar.

Figura 181 – Tela Anotações – Campo Descrição e Ícone Salvar

Para Alterar anotações basta clicar no ícone anotações, alterar o texto e salvar.

Figura 182 – Tela Controle de Processos – Coluna Processos Gerados

Figura 183 – Tela Anotações do Processo – FIGURA NOVA

Não existe histórico das anotações, caso necessite da anotação anterior, não apague. Escreva abaixo, conforme a figura apresentada acima.

Para Remover anotações basta clicar no ícone anotações, apagar o texto e salvar. O ícone não ficará mais visível do lado do número do processo.

Figura 184 – Tela Controle de Processos – Coluna Processos Gerados

Figura 185 – Tela Anotações do Processo – Campo Descrição e Ícone Salvar

Para Incluir texto padrão é necessário selecionar a opção Textos Padrão no menu principal.

Figura 186 – Tela Controle de Processos – Ícone: Texto Padrão

Figura 187 – Tela de Textos Padrão da Unidade e Ícone: Novo

Selecionar a opção novo na tela Textos Padrão da Unidade.
Preencher os campos:

Figura 188 – Tela Texto Padrão Interno – Ícone: Salvar

a) Nome: o nome do texto padrão. Ex: Circular patrimônio, Memo de requisição de material.
b) Descrição: descreve o nome. Ex: patrimônio dos bens da unidade, requisição de material de escritório.
c) Conteúdo: nesse campo será digitado o texto. A forma que será salva, será a forma utilizada no documento no processo.
d) Ajuda: São as variáveis que são inseridas no texto padrão e quando utilizadas no documento são substituídas por informação. Ex: @vocativo_destinatario@, @nome_interessado@ , @endereco_interessado@ .

Figura 189 – Tela Textos Padrão da Unidade

Ao salvar as informações, o sistema abre uma tela mostrando a inclusão do novo texto padrão em um quadro com a relação de textos da unidade:

Figura 190 – Tela Inicial do Documento

Uma vez criado, o texto padrão passa a ficar disponível para ser adicionado durante a criação de um documento ou um e-mail gerado no sistema. Ao selecionar a opção Texto Padrão, dentro de Texto Inicial, o sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a opção com o nome dado ao texto padrão:
A mesma barra de rolagem também é mostrada como opção no campo Mensagem na tela Enviar Correspondência Eletrônica.

Figura 191 – Tela Enviar Correspondência Eletrônica

Para Editar um texto padrão basta acessar a tela do texto padrão, e clicar no ícone Alterar Texto Padrão da Unidade, fazer as alterações e salvar.

Figura 192 – Tela Textos Padrão da Unidade – Ícone: Alterar Texto Padrão da Unidade

Para Excluir um texto padrão basta acessar a tela do texto padrão, clicar no ícone Excluir texto padrão da unidade( ) e confirmar a tela de alerta. O texto padrão será excluído.

Figura 193 – Tela de Alerta de Exclusão de Texto Padrão

Para Verificar as versões do documento basta olhar no rodapé do documento.

Figura 213 – Tela do documento e Ícone: Versões do Documento

É possível verificar também, pelo ícone correspondente.

Ao clicar, será apresentada a tela com todas as versões que o documento possui, o usuário e a unidade responsável pelas modificações e data e hora.

Figura 214 – Tela Versões do Documento

Para Comparar versões do documento e compará-las, visualizando as inclusões ou exclusões ocorridas entre as duas versões, segundo legenda própria de marcação de alterações.
Para isso, basta marcar as versões que serão comparadas, e clicar em Comparar.

Figura 215 – Tela Versões do Documento – Ícones: Seleção de versões e Comparar Versões

Para Recuperar versões é necessário acessar a tela das versões do documento.

Figura 216 – Tela documento – Ícone: Versões do Documento

Figura 217 – Tela Versões do documento – Ícone: Recuperar Versões

Selecionar a versão que será recuperada. O sistema mostrará o documento recuperado.

Para incluir o sobrestamento no processo:

1) Se o processo estiver na tela Controle de Processos, clicar no processo e selecionar “sobrestar processo”:

Figura 218 – Ícones da tela Controle de Processos, em destaque o ícone “Sobrestar Processo”

2) Se o processo estiver aberto, clicar em “sobrestar processo”:

Figura 219 – Incluir sobrestamento no processo

3) Para inserir o sobrestamento, primeiro deverá selecionar o processo e após clicar em “sobrestar processo”. O sistema abrirá a tela “Sobrestamento”:

Figura 220 – Sobrestamento

4) Selecionar o campo “Somente sobrestar” quando se referir apenas ao processo, escolher o campo “Sobrestar vinculado a outro processo”.

a) Clicar em “Somente sobrestar”: quando o motivo do sobrestamento está no processo em questão.

Figura 221 – Somente sobrestar

b) Clicar em “Sobrestar vinculado a outro processo”: quando o motivo do sobrestamento, a determinação do sobrestamento, for justificado formalmente em outro processo. Ao marcar essa opção, abrirá o campo “Processo para vinculação”, para se inserir o número do processo que pede o sobrestamento:

Figura 222 – Sobrestar vinculado a outro processo

 Inserir o número do processo para vinculação e clicar em “pesquisar”. Aparecerá o tipo de processo selecionado:

Figura 223 – Sobrestar vinculado a outro processo

5) Informar o Motivo para sobrestamento:
O motivo é de caráter obrigatório, o sistema não permitirá a conclusão da ação sem a inserção dele.

Figura 224 –Mensagem de crítica do sistema solicitando Informar motivo do sobrestamento

6) Clicar em Salvar

OBSERVAÇÃO
Não há prazo para que um processo permaneça sobrestado.

O Remover sobrestamento deverá ser removido quando o motivo que o determinou não existir mais, ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação, pela mesma unidade que sobrestou o processo.

1. No Menu principal, clicar em Processos Sobrestados para localizar todos os processos sobrestados da unidade.

Figura 225- Menu – Processos Sobrestados

Figura 226 – Tela Processos Sobrestados

2. Selecionar o processo para retirar o sobrestamento e selecionar o ícone “Remover sobrestamento”.

3. O sistema solicitará confirmação da remoção. Após confirmar, o processo a ser listado na tela Controle de Processos.

Figura 227 – Confirmação de retirada do sobrestamento

Figura 238 – Base de Conhecimento

O sistema abrirá a tela “Novo Procedimento” para preencher o campo Descrição, seleção dos tipos de processo associados, anexe um arquivo em formato PDF, se houver, e clique em Salvar.

Figura 239 – Base de Conhecimento – Inclusão de arquivos

Na tela seguinte, preencher o conteúdo do procedimento, clique em Salvar e feche a janela. O usuário deverá inserir informações necessárias ao desenvolvimento das atividades, podendo utilizar os recursos disponíveis no editor de textos para fazer referências a documentos, leis, decretos, portarias e links de intranet ou internet.

Figura 240 – Base de Conhecimento para preenchimento

Após salvar o preenchimento, acessar a tela BASE DE CONHECIMENTO, campo ações, clicar no ícone “Liberar Versão”.

Figura 241 – Liberar Versão da Base de Conhecimento

Por meio dos ícones disponibilizados na coluna Ações, o usuário poderá ainda:
– Visualizar o conteúdo do procedimento;
– Consultar Cadastro do Procedimento. Se a base estiver liberada não é permitida sua alteração, apenas a consulta;
– Alterar o conteúdo do procedimento, somente disponível se a base não estiver liberada;
– Alterar o cadastro do procedimento, se a base não estiver liberada;
– Liberar versão;
– Excluir o procedimento, somente disponível se a base não estiver liberada;

Uma vez disponibilizada a versão, aparecerá o ícone , que possibilitará o cadastro de uma nova versão da base, sem modificar a versão anterior, caso se deseje preservá-la.

Figura 242 – Alteração do Cadastro

Já o ícone “Cancelar Liberação de Versão” impede que a base seja consultada, e a base pode passar por alterações, exclusão etc.

ATENÇÃO
Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela Unidade que a criou.

PARA CONSULTAR A BASE DE CONHECIMENTO
1) O usuário poderá acessar no Menu Principal o campo “Base de Conhecimento”:

Figura 243 – Base de Conhecimento no Menu Principal
Para consultar uma base, deve-se pesquisar uma palavra-chave (ex.: o nome do tipo de processo sendo pesquisado, ou um termo de interesse como “servidor” ou “afastamentos”). Se houver uma base de conhecimento associada a um processo aberto em tela, poderá ser consultada pelo símbolo ao lado do número do processo.
A unidade criadora do procedimento consegue acessar e editar sua base por meio do botão . O usuário também poderá consultar a base de conhecimento vinculada a um processo clicando no ícone, ao lado do seu número.

2) O usuário poderá acessar diretamente de um processo que tenha base de conhecimento associada, clicando em :

Figura 244 – Acessar a base de conhecimento

Para visualizar o conteúdo do procedimento, clicar no ícone .

Para utilizar a funcionalidade é necessário:
1. Definir as etapas dos pontos de controle dos processos na sua unidade;
2. Encaminhar solicitação ao administrador do SEI do seu órgão, para cadastro dos pontos de controle para a sua unidade;

ATENÇÃO
Os pontos de controle são criados pelos administradores do Sistema. Entre em contato com o gestor setorial do seu Órgão caso haja necessidade da criação.

Para cada fase é possível criar um ponto de controle e podemos utilizá-lo conforme o avanço dos trabalhos na unidade.

A pesquisa e o gerenciamento dos Pontos de Controle de uma Unidade são feitos a partir da opção “Pontos de Controle” do menu principal.

Para incluir processos em pontos de controle acesse o processo, clique no ícone “Gerenciar Ponto de Controle” selecione a fase adequada e clique em salvar:

Figura 245 – Tela Gerenciar Ponto de Controle

Figura 246 – Tela Fases do Ponto de Controle

PARA CONSULTAR PROCESSOS INCLUÍDOS EM PONTOS DE CONTROLE, selecionar no Menu o campo “Painel de controle”. Abrirá a seguinte tela:

Figura 247 – Consultar processos incluídos em ponto de controle

Nesta tela são exibidas as funcionalidades do Ponto de Controle:
a. Tipo de processo: selecionar o tipo de processo;
b. Ponto de controle: selecionar o ponto de controle;
c. Incluir desativados: marcar se desejar incluir pontos desativados;
d. Pesquisar processos: para pesquisa;
e. Gerar gráficos: clicar para gerar gráficos. Mostra gráficos interativos que facilitam a compreensão dos dados;
f. Limpar critérios: limpa todos itens.

Para recuperar informações em forma de tabela, selecione o tipo de processo e/ou o ponto de controle desejado, na barra de rolagem dos respectivos campos, e clique em Pesquisar Processos:
Figura 248 – Informação em tabela
Para recuperar informações em forma de gráficos, selecione o tipo de processo e/ou o ponto de controle desejado, na barra de rolagem dos respectivos campos, e clique em Gerar Gráficos.

Figura 249 – Gráficos de Ponto de Controle
O primeiro gráfico (Geral) traz o panorama completo dos processos inseridos em pontos de controle na unidade. Ao posicionar o cursor sobre as colunas do gráfico, é possível identificar a quantidade de processos em cada fase, na respectiva unidade.
Os demais gráficos representam os pontos de controle pesquisados e mostram informações referentes à quantidade e aos tipos de processo.
Para acessar informações detalhadas dos processos em determinado ponto de controle, clique sobre a coluna do gráfico. Para acessar o processo, clique sobre o seu número.

Figura 250 – Tela Controle da Unidade

PARA ALTERAR OU RETIRAR O PONTO DE CONTROLE DO PROCESSO, selecionar o processo e clicar no ícone Ponto de Controle:

Figura 251 – Ícone do Ponto de Controle no Processo

Na barra de rolagem, selecionar outro ponto de controle para alterar a fase, ou a primeira opção da lista (em branco) para retirar o controle, e clique em Salvar.

Figura 252 – Gerenciar Ponto de Controle

OBSERVAÇÃO

O usuário também conseguirá alterar o ponto de controle acessando a opção Pontos de Controle no Menu Principal.

A ciência permite que o usuário informe no documento que teve ciência dele, sem a necessidade de se criar um novo documento para este fim.
Importante nos casos de envios de circulares, de acesso público, para divulgação, ciência ou envio para as unidades do seu órgão, recomenda-se não incluir despachos, mas utilizar esta ferramenta para despachar processos/documentos com conclusão automática na sua unidade.

Uma vez registrada a ciência, não é possível anular ou cancelar.

Para dar ciência no processo: clicar ou abrir o processo e selecionar o ícone ciência.

Figura 253 – Ciência no Processo
O sistema apresentará a lista ciências, mostrando todas as ciências dadas (processo e documentos):

Figura 254 – Ciência no documento

Para ver o histórico de ciências no processo: Passar o mouse pelo ícone de ciência no processo, onde se lê: “Visualizar Ciências”.

Figura 255 – Histórico de ciências no processo

Para dar ciência no documento: Clicar no documento e em seguida no ícone de Ciência.

Figura 256 – Ciência no documento

Para ver o histórico de ciências no documento: Passar o mouse pelo ícone de ciência no documento, onde se lê: “Visualizar Ciências no Documento”. Serão exibidas apenas as ciências dadas no documento em específico.

Figura 257 – Histórico de ciências no documento

Figura 258 – Painel de Controle
Na tela Painel de Controle, conforme a configuração, poderão ser encontradas as seguintes informações sobre os processos da unidade: Controle de prazos; Retornos Programados; Blocos de Assinatura abertos; Grupos de blocos de assinatura abertos; Processos abertos por tipo; Processos abertos por prioridade; Marcadores em processos; Grupos de acompanhamentos especiais em processos; Atribuições de processos.

a) Processos abertos

Exibe uma série de informações a respeito dos processos em aberto na unidade:
• Total de processos em aberto;
• Processos Recebidos;
• Processos Gerados;
• Processos não visualizados (não recebidos);
• Atribuídos ao usuário;
• Processos que não estão em Acompanhamento Especial;
• Processos com alteração;
• Processos prioritários.

Para visualizar os processos, clique no cartão referente à informação desejada.

Figura 259 – Painel de controle – Processos abertos
Ao clicar no cartão correspondente, o sistema exibirá a tela Controle de Processos, em visualização detalhada, com o filtro selecionado aplicado. Para acessar um processo da lista, clique sobre seu número.

Figura 260 – Painel de controle – Processos abertos visualização

Na tela Controle de Processos → Visualização Detalhada, ao clicar no link “Configurar nível de detalhe”, será possível definir visualização de informações referentes ao processo para exibição na Lista de Processos.

Figura 261 – Painel de controle – Processos abertos: configurar nível de detalhe
Cada item selecionado na janela “Configurar nível de detalhe” corresponderá a uma coluna nas listas de processos, que serão apresentadas de acordo com a opção selecionada no painel de controle.

Figura 262 – Painel de controle – Processos abertos: configurar nível de detalhe

b) Controles de prazos

Apresenta o número de processos da unidade com Controle de Prazo por tipo: Em andamento, Atrasados e Concluídos. E, em cada um desses tipos, na coluna com o ícone , há informação do número de processos com controle de prazos em que um documento foi incluído ou assinado.

O controle de prazo é inserido nos processos pela própria unidade, podendo sinalizar se há prazo em andamento, se há atraso ou se o prazo foi devidamente cumprido. Cabe aos usuários da unidade indicar essa informação, não há atualização da situação feita automaticamente pelo sistema.

Para visualizar os processos com controles de prazos, clique em cima do número referente à informação desejada.

Figura 263 – Painel de controle – Controle de Prazos

Em seguida, na tela controle de processos, será exibida a lista de processos por controle de prazo.

Figura 264 – Painel de controle – Controle de Prazos: visualização

Na Lista de processos por controles de prazo em andamento, poderá ser encontrada a informação de quantos dias faltam para o vencimento do prazo. Essa informação será exibida na coluna controle de prazo, bem como ao posicionar o cursor sobre o ícone Controle de Prazo .

Na Lista de processos por controles de prazo atrasados, poderá ser visualizada a informação de há quantos dias o prazo já está vencido.

Figura 265 – Painel de controle – Controle de Prazos: atrasados

E, na lista de processos por controle de prazo concluídos, poderá ser visualizada a informação de quando o prazo foi concluído. Nessa Lista, a informação somente será exibida ao posicionar o mouse sobre o ícone Controle de Prazo .

Figura 266 – Painel de controle – Controle de Prazos: concluídos

c) Retornos Programados
Permite visualizar os processos enviados a outras unidades com definição de retorno até determinada data (Aguardando retorno de outras unidades); e indica os processos recebidos na unidade que necessitam ser devolvidos, até determinada data (Processos para devolver), à unidade que os enviou.
Os processos com retorno programado são exibidos, no painel de controle, por tipo:

Aguardando retorno de outras unidades:
Em andamento o prazo de retorno por outra unidade ainda não venceu
Atrasado o prazo de retorno por outra unidade está vencido
Retornado o processo já foi devolvido por outra unidade

Processos para devolver:
Em andamento o prazo para devolução à outra unidade ainda não venceu;
Atrasado o prazo para devolução à outra unidade está vencido;
Devolvido o processo já foi devolvido à outra unidade.

E, em cada um dos tipos, na coluna com o ícone , há informação do número de processos com retorno programado em que um documento foi incluído ou assinado.

Para visualizar os processos com retornos programados, clique em cima dos números, nas colunas referentes à informação desejada.

Figura 267 – Retorno Programado

Assim, na tela controle de processos, será exibida a lista de processos por retorno programado.

Figura 268 – Painel de controle – Retorno Programado: listagem

Ao selecionar um dos itens do tipo aguardando retorno de outras unidades, será possível visualizar dados relacionados aos prazos definidos para retorno de processos enviados a outras unidades.

Na imagem acima, há um exemplo de processo aguardando retorno de outra unidade, cujo prazo de retorno está atrasado. Então, ao posicionar o cursor sobre o ícone Aguardando Retorno , serão exibidos a data definida para o retorno e o número de dias de atraso na devolução do processo por outra unidade.

Esta última informação poderá ser encontrada também na coluna aguardando Retorno.

Por outro lado, ao selecionar, no painel de Controle, algum item do tipo processos para devolver, será possível visualizar dados relacionados à devolução do processo para outra unidade.

Figura 269 – Painel de controle – Retorno Programado: processos para devolver

Na próxima imagem, é possível visualizar um processo para devolver, cujo prazo está em andamento.

Portanto, ao posicionar o cursor sobre o ícone Para Devolver , serão exibidos a data definida para a devolução e o número de dias que faltam para o retorno do processo a outra unidade. A última informação poderá ser encontrada também na coluna para Devolver.

Figura 270 – Painel de controle – Retorno Programado: processos para devolver

Na lista de processos por retorno programado retornados ou devolvidos, a informação da data do retorno ou da devolução aparecerá somente ao posicionar o mouse sobre o ícone Retorno Cumprido ou Devolução Cumprida .

Figura 271 – Painel de controle – Retorno Programado

Figura 272 – Painel de controle – Retorno Programado

d) Blocos de Assinatura abertos

Possibilita visualizar o número de blocos de assinatura abertos por Situação: recebidos (blocos recebidos de outras unidades), gerados (blocos gerados na unidade), disponibilizados (blocos disponibilizados para outras unidades), retornados (blocos devolvidos por outras unidades).

Em cada uma das Situações, haverá informações sobre o total de blocos; o total de documentos contidos em blocos de assinatura; e o total de documentos sem assinatura contidos em blocos. Para acessar os blocos de assinatura ou documentos contidos nos blocos, clique sobre o número na coluna correspondente à informação desejada.

Figura 273 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos
Se o usuário clicar em um número da coluna blocos, será aberta a tela blocos de assinatura. Nela, serão exibidos os blocos de acordo com a situação escolhida (recebido, gerado, disponibilizado ou retornado).

Figura 274 – Painel de controle – Blocos de assinatura abertos: recebidos
Se o usuário clicar em um número na coluna documentos, aparecerão todos os documentos contidos em blocos de assinatura (com assinatura e sem assinatura), conforme a situação escolhida (recebido, gerado, disponibilizado ou retornado).

Figura 275 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: documentos

E, se o usuário clicar em um número da coluna sem assinatura, visualizará somente os documentos contidos em blocos que ainda não foram assinados, conforme a situação escolhida (Recebido, Gerado, Disponibilizado ou Retornado).
Figura 276 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: documentos sem assinatura

e) Grupos de blocos de assinatura abertos

Apresenta, por grupos de blocos de assinatura: o total de blocos de assinatura abertos na unidade; o total de documentos contidos nesses blocos; e o total de documentos sem assinatura contidos nos blocos.
Será possível também visualizar essas informações dos blocos de assinatura abertos na unidade sem grupo definido.

Para acessar os blocos de assinatura ou documentos contidos nos blocos, clique sobre o número na coluna correspondente à informação desejada

Figura 277 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: blocos de assinatura
Se o usuário clicar em um número na coluna blocos, será aberta a tela blocos de assinatura. Nela, serão exibidos os blocos de acordo com o grupo de blocos de assinatura selecionado.

Figura 278 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: grupo

Se o usuário clicar em um número na coluna documentos, aparecerão todos os documentos contidos em blocos de assinatura (com assinatura e sem assinatura) que foram adicionados ao grupo de blocos de assinatura referente à coluna selecionada.

Figura 279 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: com assinaturas

O usuário terá também a opção de clicar em um número na coluna sem Assinatura, para visualizar somente os documentos contidos em blocos que ainda não foram assinados referentes ao grupo de blocos de assinaturas selecionado.

Figura 280 – Painel de controle – Blocos de Assinatura Abertos: sem assinaturas
f) Processos abertos por tipo

Apresenta o total de processos da unidade por tipo. E, em cada um dos tipos de processo, na coluna com o ícone , há informação do número de processos em que um documento foi incluído ou assinado.

Para visualizar os processos, clique em cima dos números referentes a cada tipo, na coluna correspondente à informação desejada. Assim, será aberta a lista de processos do referido tipo.
Figura 281 – Painel de controle – Processos abertos por tipo

O exemplo abaixo mostra, na tela controle de processos, a lista de processos do tipo aquisição: manutenção predial abertos na unidade.

Figura 282 – Painel de controle – Processos abertos por tipo: exemplo processo

g) Marcadores em processos

Apresenta o número de processos por marcador e o número de processos sem marcador definido. E, em cada uma dessas opções, na coluna com o ícone , há informação do número de processos em que um documento foi incluído ou assinado.

Para visualizar os processos referentes a determinado marcador ou sem marcador definido, clique sobre o número na coluna correspondente à informação desejada.

Figura 283 – Painel de controle – Marcadores em processos

Assim, na tela controle de processos, será exibida a lista de processos por marcador.

Figura 284 – Painel de controle – Marcadores em processos: lista de processos por marcador
É possível incluir a coluna marcadores na tela que exibe a Lista de Processos por Marcador. Para isso, basta selecionar a opção marcadores ao configurar nível de detalhe para visualização detalhada na tela controle de processos. Nesse caso, o ícone do marcador aparecerá nessa coluna em vez de aparecer ao lado do número do processo.

ATENÇÃO
O mesmo processo pode ter diversos marcadores atribuídos simultaneamente.

h) Atribuições de processos
Apresenta o número de processos atribuídos a um usuário e de processos sem atribuição definida. E, na coluna com o ícone , há o número de processos atribuídos a um usuário ou sem atribuição definida em que um documento foi incluído ou assinado.

Para visualizar os processos atribuídos a um usuário, clique sobre o número correspondente à informação desejada, na respectiva coluna.

Figura 285 – Painel de controle – Atribuições de processos

Será exibida, na tela controle de processos, a lista de processos por atribuição.

Figura 286 – Painel de controle – Atribuições de processos: listagem
i) Acompanhamentos especiais em processos

Encontram-se as seguintes informações, por grupos, sobre os processos que foram incluídos em acompanhamento especial: número total de processos, número de processos abertos, número de processos fechados. E, na coluna com o ícone , há o número de processos em que um documento foi incluído ou assinado por grupo de acompanhamento especial.

Há também essas informações a respeito dos processos incluídos em acompanhamento especial sem grupo definido.

Para visualizar os processos referentes a determinado grupo de acompanhamento especial ou sem grupo definido, clique em cima do número correspondente à informação desejada, na respectiva coluna.

Figura 287 – Painel de controle – Acompanhamento especial em processos

Dessa forma, será aberta a tela acompanhamento especial referente à opção selecionada.
Figura 288 – Painel de controle – Acompanhamento especial em processos
1.1. Configuração do Painel de Controle

Figura 289 – Painel de controle – Configuração

Ao clicar nesse botão, aparecerá a tela Configurar Painel de Controle.

Figura 290 – Painel de controle – Configuração
Nessa tela, o usuário poderá marcar as opções que deseja que apareçam no painel de controle da unidade.

Em alguns casos, poderá ainda selecionar o que deseja que apareça no painel de controle referente a determinado recurso. Para isso, basta clicar no botão configurar minha seleção correspondente.

Figura 291 – Painel de controle – Configurar minha seleção
Para demonstrar como funciona o botão configurar minha seleção, a seguir, será configurada uma seleção nos Marcadores em processos.

Primeiramente, clique no botão configurar minha seleção que se encontra logo abaixo da opção marcadores em processos:

Figura 292 – Painel de controle – Configuração: exemplo

Serão listados todos os Marcadores criados na unidade. Selecione aqueles que deverão aparecer na seleção no painel de controle e clique no botão Salvar.

Figura 293 – Painel de controle – Configuração: exemplo

Para visualizar, no item marcadores em processos, apenas os marcadores selecionados na opção configurar minha Seleção, clique no botão ver minha seleção que aparece à direita do título marcadores em processos.

Figura 294- Painel de controle – Configuração: exemplo

Agora, no painel de controle, só serão exibidos os marcadores selecionados na operação configurar minha seleção. Para visualizar novamente todos os marcadores, clique no botão ver tudo.

Figura 295 – Painel de controle – Configuração: exemplo

Esse recurso de configurar minha seleção poderá ser utilizado em: grupos de blocos de assinatura abertos, processos abertos por tipo, marcadores em processos, atribuições de processos e grupos de acompanhamentos especiais em processos.

1.2. Utilizando Painel de Controle como Página Inicial
O usuário poderá configurar o painel de controle para que ele seja sua página inicial no sistema.
Nesse caso, ao acessar o SEI, o usuário irá para a tela painel de controle em vez de ir para a tela controle de processos. Para isso, clique no botão configurar do painel de controle.

Figura 296- Painel de controle – Configuração: página inicial

Depois, selecione a opção utilizar como página inicial, que se encontra no final da tela configurar painel de controle. Em seguida, clique no botão salvar.

Figura 297 – Painel de controle – Configuração: página inicial

Agora, após o login do usuário no sistema, em vez de aparecer a tela controle de processos, aparecerá como tela inicial o painel de controle, conforme imagem.

Figura 298- Painel de controle – Configuração: página inicial

Para retornar à configuração anterior, basta clicar no botão configurar da tela painel de controle; desmarcar a opção utilizar como página inicial; e clicar no botão salvar.

ATENÇÃO:
O Painel de Controle, além de permitir a visualização dos processos de uma forma resumida e organizada, é uma funcionalidade que também auxilia na recuperação de processos.

Para Incluir Comentário no Processo acesse o processo, selecione seu número e clique no ícone comentários, disponível na Barra de Ícones:

Figura 299 – NOVA – Comentários no processo

Na tela novo comentário, preencha o campo descrição com o comentário que deseja inserir e, depois, clique em salvar.

Figura 300– Comentários no processo

Em seguida, será aberta a tela Comentários, em que será exibida a lista de comentários, bem como o ícone visualizar comentários aparecerá ao lado de seu número.

Figura 301– Comentários no processo

Para Incluir Comentário no Documento acesse o processo, selecione o documento no qual deseja inserir o comentário e clique no ícone Comentários , disponível na barra de ícones do documento.

Figura 302– Comentários no documento

Assim como ocorre ao incluir comentário no processo, será aberta a tela novo comentário para que seja incluído o comentário no campo descrição e, após clicar no botão salvar, o usuário será direcionado para a tela comentários do documento.
Figura 303– Comentários no documento

Figura 304– Comentários no processo no documento

Ao incluir Comentário no documento, o ícone visualizar comentários aparecerá ao lado do número do documento, bem como ao lado do número do processo.

ATENÇÃO: Os comentários poderão ser incluídos por usuários da unidade que iniciou o processo como também por usuários de outras unidades. É possível a inclusão de vários Comentários tanto no processo quanto no documento.

Para Visualizar Comentários incluídos em um documento específico, clique no ícone Visualizar Comentários, ao lado de seu número, ou selecione o documento e clique no mesmo ícone na Barra de Ícones.

Figura 305– Comentários: visualizar comentários

Figura 306– Comentários: visualizar comentários

Para visualizar todos os comentários incluídos apenas no processo (e em seus documentos, de visualização geral) clique no ícone Visualizar Comentários, ao lado do número do processo, ou selecione o processo e clique no mesmo ícone na Barra de Ícones.

Figura 307– Comentários: visualizar comentários

Figura 308– Comentários: Ver todos

É importante destacar que a visualização de comentários está diretamente relacionada ao nível de acesso do processo/documento, conforme quadro a seguir:

COMENTÁRIO EM NÍVEL DE ACESSO VISUALIZAÇÃO
Processo Público Disponível
Processo Restrito Somente para unidades em que tramitou
Processo Sigiloso Somente com credencial de acesso
Documento Externo Público Disponível
Documento Externo Restrito Somente para unidades em que tramitou
Documento Externo Sigiloso Somente com credencial de acesso
Documento Interno Público Disponível
Documento Interno Restrito Somente para unidades em que tramitou
Documento Interno Sigiloso Somente com credencial de acesso

Para Alterar/Excluir Comentários, clique no ícone comentário do processo ou documento que se deseja alterar, acesse a coluna ações da tela comentários, clique no ícone Alterar Comentário correspondente ao comentário que se deseja alterar.

Figura 309– Comentários: excluir comentários

Ao clicar no ícone alterar comentário, abrirá novamente a tela de alterações de comentários. Faça as alterações desejadas no campo “descrição” e depois clique em salvar.
Para executar uma exclusão de um comentário, acesse a coluna ações da tela comentários, clique no ícone Excluir Comentário correspondente ao comentário que se pretende excluir. Ao clicar na seta apresentada existe a opção de alterar o comentário e excluí-lo.
Solicitada a confirmação da exclusão do comentário.

Figura 310– Comentários: excluir comentários

Após a exclusão, o ícone visualizar comentários desaparecerá do lado do número do documento, caso não haja mais nenhum comentário no documento; bem como desaparecerá do lado do número do processo, caso não haja mais nenhum comentário no processo ou em seus documentos.

ATENÇÃO:
Os comentários só poderão ser alterados ou excluídos pela unidade que os inseriu. Quando ocorre a exclusão de todos os comentários, além do ícone Visualizar Comentários desaparecer, não haverá mais vestígios dos comentários registrados, nem mesmo na opção consultar andamento do processo.

Para Inserir Controle de Prazos acesse o processo e clique no ícone controle de prazos, disponível na barra de ícones.

Figura 311 – Controle de prazos
Será aberta a tela definir controle de prazo. Nela, serão exibidas as seguintes opções: data certa, prazo em dias e concluir:

Figura 312- Controle de prazos: definir controle de prazo

a) Data certa: o usuário poderá digitar uma data, no campo disponível, ou clicar no ícone Selecionar Prazo e marcar uma data no calendário, a fim de definir o controle de prazo no processo. Após a definição da data, basta clicar no botão salvar.

Figura 313- Controle de prazos: definir controle de prazo – data certa

Figura 314- Controle de prazos: definir controle de prazo – data certa

ATENÇÃO:
A data a ser inserida não poderá estar no passado, não é aceito pelo sistema.

b) Prazo em dias: o usuário deverá digitar, no campo disponível, a quantidade de dias até o fim do prazo que será definido para o processo. Se desejar, o prazo poderá ser contado em dias úteis. Para isso, será necessário marcar a caixa de seleção úteis. Após a definição do prazo, basta clicar no botão salvar.

Figura 315 – Controle de prazos: definir controle de prazo – prazo em dias

c) Concluir: para concluir o concluir o controle de prazo, selecione a opção concluir e clique no botão salvar.

Figura 316- Controle de prazos: definir controle de prazo – concluir

Para excluir o controle de prazo, clique no botão excluir e, na solicitação de confirmação da exclusão, clique em OK.

Figura 317- Controle de prazos: definir controle de prazo – exclusão

É possível incluir vários processos (em lote) em controle de prazos. Para isso, marque a caixa de seleção ao lado do número do(s) processo(s) que receberá(ão) o controle de prazo e, em seguida, clique no ícone controle de prazos .

Figura 318- Controle de prazos: incluir em lote

Os Processos com Controle de Prazo serão identificados pelo ícone controle de prazo ao lado de seu número, na tela controle de prazos e na tela do processo.

Figura 319 – Controle de prazos: identificação de processos

Figura 320- Controle de prazos: identificação de processos

Dependendo da situação do controle de prazo o ícone aparecerá na cor laranja, vermelha ou azul, conforme tabela abaixo:
Em andamento indica que o processo possui um Controle de Prazo a vencer
Atrasado indica que o processo possui um Controle de Prazo vencido
Concluído indica que o processo possui um Controle de Prazo concluído

Para visualizar os Processos com Controle de Prazo, clique no menu principal, opção controle de prazos. Será aberta a tela controles de prazos.

Figura 321 – Controle de prazos na unidade

Nessa tela, constará a lista de controle de prazos, em que o usuário encontrará as informações: Número do Processo, Usuário (responsável pela inclusão ou alteração do controle de prazo), Data Programada, Prazo Restante e Data da Conclusão.

Para Alterar, Concluir ou Excluir Controle de Prazo há mais de uma maneira:

1. Na tela controle de processos, selecione o processo com controle de prazo e clique sobre o ícone Controle de Prazos , disponível na barra de ícones.

Figura 322- Controle de prazos: como alterar

2. Na tela controle de processos, clique sobre o ícone controle de prazo que fica à esquerda do número do processo.

Figura 323- Controle de prazos: como alterar

3. Na tela do processo, clique no ícone Controle de Prazos disponível na Barra de ícones.

Figura 324 – Controle de prazos: como alterar

4. Na tela do processo, clique sobre o ícone controle de prazo, que fica à direita do número do processo.

Figura 325- Controle de prazos: como alterar

5. No menu principal, clique na opção controle de prazos e, na tela controle de prazos, na coluna ações, clique no ícone Alterar Controle de Prazos correspondente ao processo.
Figura 326- Controle de prazos: como alterar
Para alterar o controle de prazo, deixe marcada a opção data certa e insira uma nova data no campo em que se encontra a data anterior, ou selecione a opção prazo em dias e informe o novo prazo. Depois, clique no botão salvar.

Figura 327 – Controle de prazos: como alterar

Figura 328 – Controle de prazos: como alterar

Para concluir o controle de prazo, selecione a opção concluir e clique no botão salvar.

Figura 329 – Controle de prazos: como alterar

Para excluir o controle de prazo, clique no botão excluir e, na solicitação de confirmação da exclusão, clique em OK.

Figura 330- Controle de prazos: como alterar

Figura 331- Controle de prazos: como alterar

OBSERVAÇÃO
O usuário também poderá excluir o controle de prazo, por meio do botão Excluir Controle de Prazos , disponível na coluna ações da tela controle de prazos, bem como por meio do botão excluir disponível nessa tela, após selecionar o(s) processo(s) com controle de Prazos que deseja excluir.

Quando ocorre a exclusão do controle de prazos de um processo, além de o ícone controle de prazo desaparecer, não haverá mais vestígios do prazo registrado, nem mesmo na opção consultar andamento do processo.
 

A exclusão de documento no sistema SEI será possível se:
• qualquer documento só pode ser excluído pelos membros da unidade geradora do documento;
• podem ser excluídos os documentos não assinados, mesmo que estejam em um bloco de assinatura, desde que não disponibilizado, pois o documento não assinado no SEI é considerado uma minuta ou rascunho;
• podem ser excluídos os documentos assinados com a caneta amarela , pois esta indica que o documento ainda não foi visualizado por usuário de outra unidade;
• não podem ser excluídos os documentos internos ASSINADOS, caso já tenham sido tramitados ou visualizados por usuário de outra unidade;
• não podem ser excluídos os documentos externos, caso já tenham sido tramitados ou visualizados por usuário de outras unidades;
• o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na consulta ao andamento do processo;
• os documentos excluídos deixam de aparecer na árvore de documentos do processo.
• a numeração sequencial do tipo de documento excluído será mantida incluindo o número do documento excluído, ou seja, o número não pode ser reutilizado no documento seguinte. Ex. Se o documento nº 2 foi excluído, o próximo será o nº 3 e o 2 ficará perdido;
• caso o ícone Excluir não apareça, significa que o documento não pode ser excluído.

Para EXCLUIR um documento:
• Clicar sobre o nome/número do documento na árvore;
• Clicar no botão “Excluir Documento”.

Figura 332 – Ícone Excluir Documento
• O sistema apresentará uma mensagem de alerta para que o usuário confirme a exclusão do documento, para confirmar clique em “OK” ou em “Cancelar” para desistir da exclusão do documento.

Figura 333 – Mensagem de alerta – Confirma exclusão do documento?

Para cancelar um documento:
• Clicar sobre o nome/número do documento na árvore;
• Clicar no botão “Cancelar Documento”.

Figura 334 – Ícone Cancelar Documento

• Descrever o motivo pelo qual o documento está sendo cancelado;
• Clicar no botão Salvar.

Figura 335 – Cancelar Documento: Motivo

Figura 336 – Cancelar Documento: caneta amarela (ainda em edição)

Figura 337 – Cancelar Documento: caneta preta (sem possibilidade de edição)

Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, a lista fica logo abaixo da árvore de documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visíveis para todas as unidades:

Figura 351 – Lista dos Processos Relacionados, agrupada por tipo de processo

Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrará os números de processos relacionados com aquele tipo. Ao clicar em um dos números, o sistema abrirá o processo correspondente e o processo anterior passa a figurar como relacionado ao processo ora aberto. Ou seja, o relacionamento é nos dois sentidos.

Figura 352 – Processo Relacionado na cor vermelha: significa que não possui trâmite na sua unidade

• Processos Relacionados com a cor da fonte vermelha  não possuem andamento aberto na sua unidade.
• Processo Relacionado na cor da fonte verde  possuem andamento aberto na sua unidade.

Figura 353 – Tela do Processo: ícone Relacionamentos do Processo
Para fazer um relacionamento entre dois processos, acesse o processo e clique em “Relacionamentos do processo” . Em seguida, é aberta tela para informar o número do “Processo Destino” e, ao clicar no botão Pesquisar, o sistema confirma a existência do processo no SEI e automaticamente preenche o campo “Tipo”, habilitando o botão Adicionar.

Informar o número do processo o qual deseja relacionar e depois clicar no botão Pesquisar.

Figura 354 – Tela Relacionamentos do Processo: Informar nº do processo ao qual deseja relacionar

O Sistema retornará o tipo de processo informado, clique no botão Adicionar para salvar:

Figura 355 – Tela Relacionamentos do Processo: conferir e adicionar
Nesta mesma tela, Relacionamentos do Processo, o sistema apresenta uma lista com os processos relacionados:

Figura 356 – Tela Relacionamentos do Processo: lista dos processos relacionados

Para cancelar um relacionamento, com o processo aberto, clique no ícone “Relacionamentos do Processo” . Na lista de processos relacionados, clique em Remover Relacionamento. Apenas a unidade que criou o relacionamento consegue removê-lo.

O sistema permite iniciar um novo processo que já será gerado com um relacionamento feito com outro processo existente. Para criar um novo processo relacionado a um outro processo existente, fazer o seguinte:

1. Acesse o processo que deseja relacionar ao processo novo.

Figura 357 – Tela do Processo: ícone Iniciar Processo Relacionado

2. Clique no ícone “Iniciar Processo Relacionado”
3. Selecione o tipo de processo desejado.
4. Preencha os metadados do novo processo relacionado, tal como um novo processo que seja criado, e clique em “Salvar”
5. O novo processo será exibido em tela, porém já será exibido o processo relacionado.

Figura 358 – Processo Novo criado e relaciona

Verifique se, no processo a ser anexado a outro, consta um despacho determinando a realização do procedimento, e somente prossiga com a oficialização da demanda. Para efetuar a operação, primeiramente copie ou anote o número do processo que será anexado ao processo principal.

Feito isso, acessar o processo principal e depois clicar no ícone “Anexar Processo”

Figura – Tela do Processo: ícone Anexar Processo

O sistema abrirá a tela Anexação de Processos com o campo Processo onde deverá informar o número do processo a ser anexado, depois clicar no botão Pesquisar e o sistema retornará o tipo de processo do número informado.

Figura 359 – Tela Anexação de Processos: digitar número

Após verificação e confirmação do número, clicar no botão Anexar.

Figura 360 – Tela Anexação de Processos: confirmar e anexar
Leia com atenção a mensagem de alerta/confirmação que o sistema apresentará:

Confirma a anexação do processo?
Clicar no botão OK, para confirmar e salvar a anexação, ou no botão Cancelar, para não prosseguir com a anexação.

Figura 361 – Mensagem de alerta e confirmação de anexação do processo
Após a confirmação da anexação, o sistema apresenta a tela (abaixo) contendo a lista de processos anexados. O processo anexado vira um documento na árvore do processo com o ícone de Processo Anexado e o número do processo como identificação.

Figura 362 – Tela Anexação de Processos: Lista de Processos Anexados

Ao acessar um processo que foi anexado é exibida a seguinte informação: Processo anexado ao processo (número do processo principal), e o número é um link para acesso.

Figura 363 – Informação: Processo anexado

Os e-mails enviados pelo SEI-GDF passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há 2 (duas) maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no número do processo e selecionar o ícone “Enviar correspondência eletrônica”.

Figura 364 – Ícone “Enviar Correspondência Eletrônica”

A segunda é clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e clica no ícone

Figura 365 – Ícone “Enviar Documento por Correio Eletrônico”

Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela com campos para informar destinatários, mensagem, opção de incluir documentos do processo como anexos, além de arquivos do computador.

Figura 366 – Tela Enviar Correspondência Eletrônica

É possível ainda inserir mensagens de texto padronizadas (Ver item Texto Padrão) e selecionar grupos de e-mail criar novos através do ícone (Selecionar Grupos de E-mail).

Para o envio de mensagens, no campo “De” deverá selecionar o endereço de e-mail da sua unidade disponível na barra de rolagem. (Este endereço é previamente cadastrado pela Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF no seu órgão).

O campo “Para” é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail.

O campo Mensagem é de livre digitação e não pode permanecer em branco. Também poderá ser feita seleção de na barra de rolagem, permitindo a escolha de um texto padrão pré-cadastrado pela unidade.

O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, é possível realizar o upload de arquivos externos para serem enviados junto com a mensagem. Só são permitidas as extensões aceitas pelo sistema como documento externo: dbf, dwg, flac, geojson, geotiff, gml, gqs, html, jpeg, jpg, kml, mkv, oga, ogg, ogv, p7s, pdf, png, prj, sbn, sbx, shp, shx, svg, txt, xml.

Ao clicar no botão Enviar o e-mail será enviado e passará a compor a árvore do processo.

O sistema abre a tela “Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo”, conforme mostra a imagem a seguir.

Figura 367 – Ícone Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo

No campo “E-mail da Unidade” deve ser selecionado o e-mail na barra de rolagem do campo específico. O e-mail institucional da unidade será utilizado apenas para enviar notificações.

Devem ser preenchidos os campos “Destinatário” e “E-mail do Destinatário”. Estes campos são de livre preenchimento e o destinatário do acesso não precisa estar previamente cadastrado no sistema.

Deve ser informado o “Motivo” do acesso.

Deve ser escolhido o tipo de disponibilização: “Acompanhamento Integral do Processo” ou “Disponibilização de Documentos”.

1. Acompanhamento Integral do Processo: é disponibilizado o acesso integral ao processo, de forma imediata, inclusive para documentos incluídos posteriormente ao acesso, pela validade que foi feita a disponibilização.
2. Disponibilização de Documentos: o usuário disponibiliza o acesso externo apenas para determinados documentos e, com isso, o Usuário Externo ou destinatário do E-mail não acessa os documentos não disponibilizados. Clicando no ícone da lupa ( ) é possível escolher os documentos a serem disponibilizados.

O sistema obriga o preenchimento do campo “Validade (em dias) ”, para determinação do período em que o processo ficará visível para acesso externo e o campo “Senha” , informando a senha de acesso do usuário logado, por questão de segurança.

Figura 368 – Tela Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo
É possível permitir que um usuário externo inclua documentos externos no processo, marcando o campo abaixo:

Figura 369– Inclusão de Documentos para Usuários Externos

Para escolher os tipos de documentos que serão permitidos, utilize o ícone “Selecionar Tipos de Documentos” e depois clique no ícone “Transportar” ao lado do tipo de documento a ser liberado:

Figura 370 – Usuário Externo – selecionar documentos para inclusão

Após o preenchimento da tela, clicar no botão Disponibilizar e o sistema apresenta a seguinte mensagem de confirmação:
Disponibilização de Acesso Externo enviada. Verifique posteriormente a caixa postal da unidade para certificar-se de que não ocorreram problemas na entrega

Figura 371 – Mensagem de Confirmação: Disponibilização de Acesso Externo enviada

O destinatário receberá um e-mail que contém um link para o processo e a informação da validade da disponibilização de acesso. Este e-mail não passa a fazer parte da árvore de documentos do processo, mas, a disponibilização é registrada automaticamente no histórico (andamentos) do processo.

O sistema SEI enviará ao Usuário um e-mail conforme cada situação e modelo abaixo:
1. Acesso concedido à Usuário Externo Cadastrado no SEI-GDF: Se o acesso externo for concedido selecionando o usuário externo cadastrado, o link de acesso ao processo será pelo Acesso de Usuário Externo do SEI, com login e senha.

Figura 372 – Tela de login do Acesso para Usuário Externos

Figura 373 – Tela de Controle de Acessos Externos do Usuário Externo

É necessário, clicar no número no processo para o sistema abrir a página do Acesso Externo com as informações do processo e documentos.

2. Acesso externo concedido sem cadastro de Usuário Externo: se o acesso externo for concedido apenas informando o nome e e-mail, sem selecionar o usuário externo cadastrado, o sistema envia um link e o usuário acessa o processo clicando no link, o qual abrirá uma página do SEI com o andamento do processo e os links dos documentos em que o usuário poderá acessar um a um.

No e-mail recebido, ao clicar no link, o sistema abrirá a tela de Acesso Externo. A tela contém informações sobre o processo, lista de documentos (com acesso aos documentos disponibilizados) e lista de andamentos (movimentações ocorridas no processo, inclusão de documentos etc). O sistema também disponibiliza a opção de geração das informações em tela em arquivo com extensão PDF e/ou ZIP.

Figura 374 – Tela de Acesso Externo

Acesso Pesquisa Pública

Ao escolher o menu “Estatísticas”, será apresentada a opção “Unidade”, ao clicar será apresentada tela “Estatísticas da Unidade” em que o usuário deverá informar o período do qual deseja obter dados estatísticos sobre os processos que tramitaram na unidade:

Figura 386– Tela Controle de Processos

Figura 387– Tela Estatísticas da Unidade

O SEI apresentará os seguintes quadros e gráficos:

Figura 388– Estatísticas da Unidade

a. Processos gerados no período (por tipo);
b. Processos com tramitação no período (processos gerados e recebidos);
c. Processos com andamento fechado (concluído) na unidade ao final do período;
d. Processos com andamento aberto (gerados e recebidos) na unidade ao final do período;
e. Tempo médio de tramitação dentro do período;
f. Documentos gerados no período (por tipo); e
g. Documentos gerados no período.
Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos gráficos, o sistema abre quadros com informações detalhadas, sobre o processo, órgão, unidade, tipo, mês e ano.

Figura 389 – Tela Processos com tramitação no período
A funcionalidade “Estatísticas da Unidade” considera como documentos gerados no período, tanto minutas como documentos assinados. Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo menu “Estatísticas da Unidade”.
DICA
É possível consultar o item “Processos com andamento fechado no período” para localizar algum processo que tenha sido concluído por engano e o usuário não saiba informações que auxiliem sua localização via pesquisa.