Esse guia tem por objetivo orientar os órgãos e entidades do Distrito Federal nas ações necessárias para o êxito da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF).
O SEI-GDF é constituído de uma base única, onde os órgãos e entidades do Distrito Federal compartilharão o mesmo ambiente e seguirão os mesmos normativos de uso.
Conforme o Decreto 37.565, de 23 de agosto de 2016, será estabelecido portaria conjunta entre a SEPLAG e os órgãos e entidades para implantação do SEI-GDF.
O Projeto de Implantação do SEI-GDF faz parte do Programa Gestão por resultados, Subprograma de Implementação de Governança e Soluções Críticas de Informação Corporativa, e tem como Projeto Estratégico a Implantação do SEI nos órgãos e entidades do Distrito Federal.
A implantação do SEI-GDF pode iniciar-se de duas formas:
a) O GDF, representado pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPLAG), em função do que está previsto no Plano de Governo define quais serão os órgãos e entidades do Distrito Federal que iniciarão tratativas para SEI-GDF;
b) Os órgãos e entidades do Distrito Federal manifestam interesse na implantação por meio de Ofício. A SEPLAG, por meio da Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, inicia as tratativas para a implantação e estabelecimento de cronograma.
Integram a Estrutura de Gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), conforme o Decreto n.º 37.565, de 23 de agosto de 2016:
I – ÓRGÃO GESTOR DO SEI-GDF: Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal (SEPLAG), por meio da Secretaria Adjunta de Gestão da Estratégia (SAGE/SEPLAG).
UNIDADE CENTRAL DE GESTÃO DO SEI-GDF: Coordenação de Implantação de Projetos/CPROJ/SEPLAG);
UNIDADE TÉCNICA DE GESTÃO DO SEI-GDF: Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SUTIC/SEPLAG).
II – ÓRGÃOS E ENTIDADES DO DISTRITO FEDERAL:
a) COMITÊ SETORIAL DE GESTÃO: composto por servidores de áreas estratégicas indicados pelos titulares dos órgãos e entidades do Distrito Federal, os quais atuarão durante a implantação do SEI-GDF.
b) UNIDADE SETORIAL DE GESTÃO: unidade orgânica responsável pela gestão de documentos, protocolos e arquivos no âmbito de cada órgão e entidade que farão a gestão operacional do sistema, os quais assinam um termo de responsabilidade, em função dessa atribuição.
c) UNIDADE DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: unidade orgânica responsável pela tecnologia da informação no âmbito de cada órgão e entidade do Distrito Federal.
d) USUÁRIOS DO SISTEMA: servidores lotados nos órgãos e entidades do Distrito Federal e público externo.
-> O acesso do público externo ao SEI-GDF depende de regulamentação por portaria da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão.
As competências de uso do SEI-GDF, conforme o Decreto n° 36.576, de 13 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n.º 37.565, de 23 de agosto de 2016, são:
a) Órgãos e entidades do Distrito Federal:
I – apoiar o Comitê Setorial de Gestão e a Unidade Setorial de Gestão no cumprimento de suas atividades e atribuições;
II – garantir a execução das ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF;
III – designar 2 servidores como ponto focal em cada uma de suas Subsecretarias ou unidades correlatas para fornecer informações que forem solicitadas na fase de implantação do SEI-GDF;
IV – desenvolver o Plano de Comunicação Social, referente à utilização do Sistema com a área de comunicação social do Órgão Gestor do Sistema e com a Secretaria da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais;
V – demandar a aquisição de certificados digitais para as áreas estratégicas, de acordo com as necessidades apontadas pelo Comitê Setorial de Gestão;
VI – garantir suporte tecnológico referente à implantação, utilização, manutenção e sustentação do Sistema;
VII – garantir a continuidade da implantação do SEI-GDF, definindo com o Órgão Gestor do Sistema os processos de negócio que devem ser implantados; e
VIII – garantir a manutenção do Sistema após a fase de implantação.
b) Comitê Setorial de Gestão:
I- executar as ações de gestão do SEI-GDF no âmbito do seu órgão em consonância com os normativos do Órgão Gestor, durante a fase de implantação do Sistema;
II- executar as ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF;
III- levantar e validar as informações referentes às estruturas das unidades administrativas, usuários, e demais tabelas auxiliares do SEI-GDF;
IV- manter atualizadas as tabelas de unidades, assinaturas, usuários, assuntos, tipo de processos, modelos e hipóteses legais;
V- orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI-GDF, em relação às especificidades dos processos definidos pelo órgão, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
VI- orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos em implantação quanto:
a) à produção e atualização das Bases de Conhecimento do SEI-GDF;
b) à guarda e ao acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente que forem inseridos no SEI-GDF;
c) aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
VII- receber, analisar e encaminhar ao Órgão Gestor do Sistema as ocorrências de problemas técnicos não solucionados;
VIII – indicar quais as unidades administrativas procederão à Certificação Digital de documentos;
IX – monitorar e elaborar relatórios sobre a fase de implantação e funcionamento do SEI-GDF; e
X – monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF.
c) Unidade de Tecnologia da Informação, no âmbito dos órgãos e entidades:
I – definir um ponto focal da área;
II – manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local;
III – conhecer:
a) o tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão;
b) conhecer a análise do tráfego de rede do órgão com a Unidade Técnica de Gestão;
c) conhecer o tipo de processo a ser implantado no SEI-GDF;
IV – fornecer suporte tecnológico referente à implantação e utilização do SEI-GDF;
V – disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário.
O Comitê Setorial de Gestão é um comitê de caráter executivo e faz parte da Estrutura de implantação do SEI-GDF e suas atribuições estão definidas no Decreto.
São requisitos para composição do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF:
a) Coordenador e suplente;
b) representantes das áreas:
– de gestão de documentos;
– de TI;
– de área finalística (negócio);
– de área de gestão de pessoas;
– de assessoria jurídica;
– da comunicação social,
– do gabinete do órgão.
Na Portaria Conjunta serão elencados os seguintes aspectos:
a) o escopo dos processos de negócio que serão implantados;
b) definição da numeração dos documentos e processos produzidos no SEI-GDF;
c) indicação dos servidores, titulares e suplentes, que comporão o Comitê Setorial de Gestão.
A infraestrutura técnica e tecnológica de preparação para a implantação envolve a verificação pelo Comitê Setorial de Gestão das condições necessárias à implantação do SEI-GDF no órgão:
a) se a Unidade Setorial de Gestão possui pessoal suficiente e qualificado, equipamentos (englobando scanner e certificados digitais para as unidades onde serão realizadas as digitalizações de documentos, normalmente protocolos) e estrutura;
b) se o AD/LDAP encontra-se organizado, com senha segura, pois será a mesma de login e assinatura no SEI-GDF;
c) se os navegadores encontram-se atualizados, adotando se possível, o Firefox como padrão tendo em vista ser mais estável para uso do Sistema.
O órgão ou entidade do Distrito Federal para implantação do SEI-GDF deverá seguir os seguintes passos:
a) envio de ofício solicitando a implantação do Sistema;
b) reunião com a Unidade Central de Gestão do SEI-GDF para conhecimento do Projeto SEI-GDF, da metodologia e do cronograma de implantação;
c) indicação oficial dos servidores que comporão o Comitê Setorial de Gestão e cujos nomes constarão na Portaria Conjunta com a SEPLAG, e definição da numeração inicial dos processos no SEI-GDF;
Caberá ao Comitê Setorial de Gestão:
a) levantamento de unidades administrativas e usuários que estarão envolvidos na implantação, conforme planilhas fornecidas pela Unidade Central de Gestão.
b) padronização das siglas das unidades administrativas devendo conter, preferencialmente, até cinco letras, não haver siglas repetidas, hierarquização completa. Ex: SEPLAG/SUAG/CDOC/DISIS/GEDOC/NUSUP.
c) elaborar plano de capacitação de usuários para utilização do sistema;
d) Elaboração das planilhas de unidades, usuários e auxiliares;
e) realização de testes e simulações de processos;
f) inserção de informações no ambiente de produção;
g) virada de chave dos processos de negócio selecionados;
h) acompanhamento da implantação;
i) avaliação dos resultados do processo de implantação.
Caberá à Unidade Central de Gestão:
a) envio do cronograma e das planilhas de parametrização para preenchimento;
b) visita técnica para detalhamento dos processos de negócio selecionados e validação do cronograma de implantação junto aos gestores;
c) capacitação do Comitê Setorial de Gestão e da Unidade Setorial de Gestão no Sistema Eletrônico de Informações – SEI e no Sistema de Permissões – SIP;
d) monitoramento da implantação;
e) atendimento aos Comitês em implantação.
f) validação das planilhas de unidades, usuários e auxiliares;
g) realização de testes e simulações de processos;
h) inserção de informações no ambiente de produção;
i) acompanhamento da implantação;
j) avaliação dos resultados do processo de implantação.
Os processos de negócio iniciarão sempre de acordo com o estabelecido na Portaria Conjunta e no cronograma definidos pelo órgão ou entidade, junto à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
A implantação segue um modelo de mentoria no qual, deve ser selecionado um processo de negócio inicial que, preferencialmente, tramite entre unidades administrativa internas, de forma a facilitar a implantação e o aprendizado das unidades e dos usuários no uso inicial do processo eletrônico.
Na sequência da implantação busca-se efetuar a implantação na Subsecretaria de Administração Geral e Gabinete. Os novos processos de negócio são selecionados utilizando-se a base de conhecimento já criada nos primeiros processos.
O Plano de Comunicação da implantação do SEI-GDF é definido pela Chefia Adjunta de Comunicação Institucional e Interação Social, da Casa Civil e a SEPLAG.
A Unidade Central de Gestão do SEI-GDF – define junto ao órgão o cronograma de execução do Plano de Comunicação e encaminha à ASCOM da SEPLAG. Esta entra em contato com a ASCOM do órgão ou entidade para definições acerca da liberação e divulgação dos eventos e matérias relacionados à implantação do SEI-GDF.
A capacitação no período de implantação é realizada pela Unidade Central de Gestão para a formação dos membros do Comitê Setorial de Gestão, da Unidade Setorial de Gestão e multiplicadores previamente escolhidos pelo órgão que está implantando. O conteúdo do treinamento, o local, os instrutores e o número de turmas são definidos no cronograma de implantação.
O Órgão Central realiza três tipos de Capacitação no SEI-GDF:
a) capacitação do Comitê Setorial de Gestão e da Unidade Setorial de Gestão no Sistema SEI;
b) a capacitação do Comitê Setorial no Sistema SIP – para permissões no SEI;
c) a capacitação de multiplicadores selecionados pelo Comitê Setorial de Gestão, que farão a difusão do conhecimento do seu órgão;
O Comitê Setorial de Gestão é responsável pela capacitação dos usuários do órgão e deve apresentar um Plano de Capacitação, onde devem estar previstos o local, os instrutores e o número de turmas que realizará no período da implantação. A capacitação poderá ser presencial e a distância, e o Comitê poderá ainda definir estratégias de capacitação interna por meio palestras, capacitações para grupos específicos por processo de negócio ou por unidades administrativas. O importante é que o conhecimento seja disseminado a todos para a utilização do sistema com segurança.
O Ambiente de Treinamento é disponibilizado para realizar os treinamentos e testes para os usuários e gestores que participarem dos processos de implantação. Nele o usuário poderá exercitar o uso do sistema criando processos e documentos, enviá-los a outros colegas, receber documentos e entender como se dá a organização interna das unidades administrativas e o trâmite dentro do Sistema.
O Ambiente de Produção é disponibilizado inicialmente ao Comitê Setorial de Gestão e à Unidade Setorial de Gestão para a inclusão dos dados de cada órgão ou entidade.
As concessões de acesso aos servidores serão disponibilizadas após o treinamento e apenas na data especificada em cronograma de implantação. Este é o ambiente definitivo e os processos produzidos nele são considerados oficiais e originais. Após a data de implantação, todos os órgão poderão acessar.
A Unidade Central de Gestão – CPROJ faz o atendimento aos Comitês e Unidades Setoriais de Gestão via sistema de Suporte no endereço http://hesk.gdfnet.df.gov.br/sei.
O atendimento ao usuário interno dos órgãos é realizado pelo Comitê e Unidades Setoriais de Gestão.
Cada órgão ou entidade realizará levantamento das necessidades de uso de certificação digital, conforme suas atividades e relações institucionais.
Se o órgão mantém muitas relações com órgãos externos ao GDF e precise tramitar muitos documentos para esses órgãos, é interessante que gestores acima de CNE 5 possuam o Certificado Digital do ICP Brasil.
Os procedimentos relacionados à tramitação de processos entre os órgãos ou entidades que já implantaram o SEI-GDF e os que ainda não utilizam, são definidos por meio da Portaria Conjunta.
Não é escopo do Projeto do SEI-GDF a digitalização de processos legados. Processos em suporte papel iniciarão e terminarão seu trâmite em papel. As exceções serão avaliadas pela Unidade Central de Gestão.
Após a implantação do SEI-GDF nos processos descritos na Portaria Conjunta, da avaliação dos resultados da implantação e dos ajustes necessários, o órgão ou entidade definirá novos processos a serem implantados.
O Cronograma de Implantação será validado pela Unidade Central de Gestão em conjunto com o Comitê Setorial de Gestão desde o início do processo de implantação.
O órgão ou entidade envolvido deverá estar atento às datas e ações estabelecidas no cronograma de implantação e às comunicações efetuadas pela Unidade Central de Gestão, de modo que os prazos estabelecidos sejam cumpridos.
O monitoramento do uso do sistema é feito pela Unidade Central de Gestão e pelas Unidades Setoriais de Gestão para que o funcionamento se dê dentro dos parâmetros definidos nos normativos e manuais estabelecidos.
Desde o início da implantação do SEI-GDF, o conhecimento adquirido deve formar uma base de conhecimento para utilização posterior. O compartilhamento de informações e boas práticas com outros órgãos ou entidades que estejam em processo de implantação e gestão do SEI-GDF é um aspecto que auxilia a evolução da implantação do GDF.
Todos os meses é realizada uma reunião com todos os Comitês Setoriais de Gestão para o repasse de informações e experiências.
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES